La revue de performance est un moment clé dans la gestion des talents. Elle permet non seulement d’évaluer les performances de chaque collaborateur, mais aussi de renforcer leur engagement et de les accompagner dans leur développement professionnel. Une revue de performance bien conduite peut transformer une simple évaluation en un puissant levier de motivation et de croissance. Cet article vous guide à travers les étapes essentielles pour préparer et mener une revue de performance efficace, en se concentrant sur deux phases principales : la préparation et l’entretien.

La préparation

Définir ses objectifs pour se projeter

La première étape pour conduire une revue de performance efficace consiste à définir clairement les objectifs de l’entretien. Les objectifs peuvent varier : il peut s’agir de l’évolution de carrière de l’employé, de l’atteinte de nouveaux défis, ou simplement de l’évaluation de la performance pour maintenir un niveau de qualité. En fixant des objectifs précis, on donne une direction claire à l’entretien et on s’assure que le collaborateur sait ce qui est attendu de lui. 

Ayez bien en tête que la revue n’est pas un bilan ou un diagnostic, mais bien une discussion sur le futur. Il s'agit d'une opportunité pour se concentrer immédiatement sur l'avenir, avec un message clair et orienté vers les objectifs à venir. Un message clair doit être préféré à un message exhaustif ou complet. L'objectif est d'aider le collaborateur à se projeter sur ses 6 à 12 prochains mois dans l’entreprise, en mettant l'accent sur les priorités et les étapes clés de son développement.

Exemple : Lors d'une revue avec Marie, responsable marketing, nous avons principalement discuté de l'avenir. Le message clair était : "Marie, dans les six prochains mois, ton objectif principal sera le lancement de notre nouvelle campagne digitale. Nous te fournirons une formation en analyse de données marketing et t'intégrerons davantage aux réunions stratégiques." Cela permet à Marie de se concentrer sur les attentes futures sans être noyée dans une analyse détaillée de son passé.

S’appuyer sur le passé

Pour une revue de performance efficace, utilisez une structure qui fonctionne en s'appuyant sur le passé tout en étant orientée vers l'avenir. Voici une structure claire en bullet points :

• Principales réalisations : mettez en avant les projets clés et les succès marquants du collaborateur via des exemples concrets de contributions significatives aux objectifs de l'entreprise.
• Forces : identifiez la principale force du collaborateur. Pensez à inclure des feedbacks positifs reçus des pairs et des supérieurs, comme par exemple : "Ta capacité à gérer des projets complexes a été soulignée à plusieurs reprises par l'équipe."
• Feedbacks de développement : ne dressez pas une liste exhaustive des points d'amélioration mais sélectionnez les 2 ou 3 points principaux sur lesquels vous voyez un enjeu pour la prochaine période. Par exemple : "Pour les prochains mois, nous allons nous concentrer sur le développement de tes compétences en leadership et en gestion du temps pour mieux encadrer les nouvelles recrues et optimiser la productivité de ton équipe."

Analyser les succès et les défis rencontrés permet de dresser un bilan objectif et de préparer des recommandations concrètes. Cette rétrospective est essentielle pour identifier les compétences acquises, les domaines à améliorer, et les opportunités de développement.

L’entretien

Préparer le déroulé

Dans les cas où votre collaborateur a constamment atteint ses objectifs et a montré des performances excellentes, vous devez mener un entretien fluide, axé sur la reconnaissance et la motivation. Reconnaissez ses succès, discutez des opportunités de développement et fixez de nouveaux défis pour maintenir son engagement et sa croissance. Par exemple, si votre collaborateur a dépassé ses objectifs de vente de 20 % chaque trimestre, félicitez-le pour ses réalisations et explorez avec lui des responsabilités supplémentaires ou un projet de mentorat.

Pour les cas plus complexes, où le collaborateur a rencontré des difficultés ou n'a pas atteint certains objectifs, structurez l'entretien de manière constructive et bienveillante. Cherchez à comprendre les raisons de ses difficultés, proposez des solutions concrètes et définissez ensemble un plan d'action pour surmonter les obstacles. Par exemple, si votre employé n'a pas atteint ses objectifs de projet en raison de problèmes de gestion du temps, identifiez les causes sous-jacentes, proposez une formation en gestion du temps et fixez des objectifs réalistes pour le prochain trimestre.

Recueillir le feedback 

Pour bien recueillir le feedback de votre collaborateur pendant l'entretien de revue de performance, pratiquez l'écoute active et d'encourager l'auto-évaluation. 

• L'écoute active signifie être attentif, montrer de l’empathie et valider les sentiments exprimés. Si celui-ci se sent frustré par un projet difficile, vous pourriez dire : "Je comprends que ce projet ait été particulièrement stressant pour vous." En répétant ou reformulant ce que vous avez entendu, comme "Il semble que vous ayez trouvé le délai de ce projet très serré" , vous montrez que vous comprenez ses préoccupations et créez un climat de confiance.
• Encourager l'auto-évaluation est également crucial. Cela permet à votre collaborateur de partager son propre point de vue sur ses performances et de s'impliquer dans le processus d’évaluation. Demandez-lui, par exemple, de réfléchir à ses réussites et aux domaines où il voit des opportunités d'amélioration. Cette auto-évaluation peut révéler des aspects que vous n'auriez pas identifiés et ouvrir la voie à une discussion plus équilibrée et constructive. En impliquant votre collaborateur de cette manière, vous favorisez une communication ouverte et une meilleure compréhension mutuelle.

Élaborer un plan de développement

Pour élaborer un plan de développement efficace, vous devez collaborer étroitement avec votre collaborateur. Ensemble, définissez des objectifs clairs, réalisables et mesurables en utilisant la méthode SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels). "Passer un contrat" au sens figuré signifie que vous vous engagez tous les deux sur ces objectifs et sur les moyens de les atteindre. Par exemple, si votre collaborateur souhaite améliorer ses compétences en gestion de projet, vous pouvez convenir de formations spécifiques et d'objectifs à atteindre dans un délai donné.

Le suivi est une étape souvent négligée mais cruciale. Après avoir défini les objectifs et les actions à mener lors de l'entretien annuel, mettez en place un suivi régulier pour évaluer les progrès et ajuster le plan si nécessaire. Planifiez des réunions de suivi mensuelles ou adaptez la fréquence en fonction de la situation pour discuter des avancées et des obstacles rencontrés. De cette manière, vous rentrez dans un processus de développement continu de chacun de vos collaborateurs. Par exemple, lors de ces réunions, vous pourriez revoir les progrès faits sur les compétences de gestion de projet et ajuster les formations ou le soutien nécessaire, en incluant éventuellement des feedbacks des collègues, pour atteindre les objectifs fixés.

Conduire une revue de performance efficace est essentiel pour évaluer les performances de vos collaborateurs, renforcer leur engagement et soutenir leur développement professionnel. En vous appuyant sur une préparation minutieuse et un entretien structuré, vous pouvez transformer cette évaluation en un puissant levier de motivation et de croissance pour votre équipe. Pour aller plus, NUMA a spécialement conçu un kit de ressources, issu du meilleur de nos workshops, dédié à la revue de performance.