‍1. Ritualiser son agenda

‍Visualisez les activités récurrentes et regroupez-les avec un code couleur. Bloquez vous à l’avance (en commençant par dans un mois) des créneaux :

• Réunions récurrentes
• Temps de travail récurrent
  ◆ “To do killing” / “Inbox Zero” / “Trucs à faire”. Pour les tâches < 15 min.
  ◆ “Deep work - No meeting” => pour les tâches > 15 min qui nécessitent de la concentration.
• Temps de disponibilité

Guidelines d'un bon agenda‍

• Orienté : guide votre semaine en fonction de vos objectifs
• Transparent : dit l’essentiel à vos équipes / collaborateurs
• Organisé et structuré : protège vos temps clés individuels et collectifs et les organise dans la bonne séquence
• Réaliste : est faisable par rapport à votre énergie, aux urgences que vous avez normalement à gérer

Guidelines d'un mauvais agenda :‍

• Opaque : ça ne parle qu’à vous.
• Trop vide : les temps de travail et de préparation ne sont pas prévus
• Trop optimiste : pas de temps pour gérer les urgences et les imprévus
• Fragmenté : 1:1 managés dispersés, peu de blocs de 2h…

2. Compléter agenda le lundi matin

Prendre 30 minutes le lundi matin pour :

• Changer / remplacer le nom de vos plages de travail “concentré” ou “deepwork” par le nom de l’activité réelle. Ça vous protégera car les personnes auront moins
  tendance à vous interrompre si elles comprennent qu’il s’agit d’une vraie plage de travail.
• Identifier les tâches importantes que vous voulez réaliser cette semaine en fonction de vos objectifs. Ce sont les deepworks qui font votre semaine !
• Identifier les moments synchrones importants (1:1, weekly, présentations clients…)
• Vous demander si vous avez le temps de les préparer et réserver ce temps.

3. Critiquer son agenda

Anticiper son état d’énergie

‍‍En général, on conseille : Travail concentré le matin, réunions l’après-midi

Posez-vous des questions simples !

• “Si j’enchaîne 4h de synchrone (calls, réunions), est-ce que c’est réaliste de mettre une plage de travail concentré après?”
• “Dans quel état je serai vers 15/16h pour cette réunion où je vais devoir beaucoup écouter et décider ?”
• “Quel est le moment où je serai le plus frais pour faire le truc qui compte le plus dans la semaine ?”

Et faites attention au biais de planification : on pense en général faire 30/40% plus que ce que l’on peut faire vraiment.

Choisir ses combats‍

1. Vous êtes responsable de votre niveau d’énergie
On perd beaucoup d’énergie invisible à aller éteindre les incendies.
Demandez-vous toujours :

• Est-ce que c’est grave si on fait ça plus tard ?
• Est-ce que quelqu’un d’autre peut le faire ?
• Est-ce que ça vaut le coup que j’y investisse du temps maintenant ?

💡 Conseils

• Créez-vous un stock (backlog) dans votre to do list pour noter les choses non urgentes
• Notez les choses qui vous énervent dans un fichier dédié et attendez 24h avant de réagir

2. Dites “non”
Il existe plein de bonnes raisons de dire “non” :

• ‘Non’ de circonstances : Je ne suis pas en mesure de t’aider maintenant, mais reviens à 15 heures, je pourrais t’accorder l'attention nécessaire.
• ‘Non’ de qualification : Je ne suis pas la meilleure personne pour le faire. Va voir Romain, il sera en mesure de t’aider.
• ‘Non’ de coaching : Je comprends qu'il y a un problème. Je pense cependant que tu n’as pas vraiment essayé tout seul. Tu n’as pas besoin de moi.
• ‘Non’ de priorité : Ce n’est pas la priorité pour le moment.

Être productif‍

Ne tombez pas dans les pièges :

• Certaines choses prennent plus de temps à écrire qu’à faire : faites-les directement.
• Investissez du temps pour automatiser les choses qui vous prennent toujours du temps : Zapier, Calendly, paramétrage de messagerie…