70% des managers pensent que les revues annuelles sont inutiles. Et pourtant, l’entretien annuel d’évaluation devrait être LE moment le plus important de l’année car c’est un véritable outil de management. Il s’agit d’un entretien pendant lequel manager et collaborateur font le point sur l’année écoulée pour :
Ce point annuel est un moment important pour les managers et collaborateurs qui est souvent raté par manque de préparation du côté manager et du côté du collaborateur.
Retrouvez dans cet articles 5 conseils pratiques pour bien préparer un entretien individuel d’évaluation en tant que manager et faire de cet entretien un échange engageant, constructif et actionnable. Un véritable kit de préparation clé en main pour améliorer votre gestion des entretiens annuels.
On a tous en tête l’image du collaborateur qui attend son entretien annuel pour savoir à quelle sauce il va être mangé et ce que son manager a à lui proposer pour l’année à venir. Cette posture passive qu’on peut reconnaître chez certains collaborateurs lors des entretiens annuels d’évaluation est la première situation que vous devez éviter en tant que manager pour réussir l’entretien d’évaluation.
Plus largement, il est indéniable que l’évolution rapide des métiers et des conditions de travail demande d’adopter une approche continue du développement qui passe par une plus forte autonomie des collaborateurs pour devenir pleinement acteurs de leur développement.
Commençons donc par accompagner les managers à adopter une posture active quand il s’agit de leur développement personnel et professionnel dès les entretiens annuels d’évaluation.
Mais alors concrètement, comment accompagner vos collaborateurs à faire le point sur l’année passée ?
D’abord, invitez les à analyser leurs forces et leurs aptitudes :
Ensuite, suggérez à vos collaborateurs d'identifier ce qui donne du sens à leur travail :
Enfin, proposez leur de prendre du recul sur leur manière de travailler :
Tout ce travail d’introspection et de prise de recul sur l’année écoulée et sur les aspirations futures permettront à vos collaborateurs d’arriver mieux préparés le jour de l’entretien annuel et d’adopter une posture proactive sur les actions qu’ils peuvent mettre en place pour l’année à venir.
Si vous souhaitez accompagner vos collaborateurs sur la connaissance de soi et les aider à se poser les bonnes questions pour se développer en continu, NUMA a développé la playlist “Construire sa boussole” que vous pouvez découvrir notamment ici.
Faire en sorte que votre collaborateur arrive bien préparé lors de son entretien annuel ne vous exempte pas d’une bonne phase de préparation de l’entretien d’évaluation.
La première étape de préparation consiste à bien définir la vision de succès de l’entretien annuel d’un collaborateur : “en tant que manager, je serai satisfait.e de cet entretien annuel si… [complétez cette phrase]”. Pour la définir vous pouvez par exemple vous poser ces questions :
Par un exemple pour un collaborateur en difficulté, une vision de succès pourrait être : “Si nous nous sommes mis d’accord sur des objectifs réalistes et des actions associées qui me permettent de me faire une conviction sur le collaborateur dans 6 mois”.
A l’inverse, pour un collaborateur très performant / top talent, une vision de succès pourrait être : “Si il est ré-engagé sur son poste sur l’année à venir en lui donnant des actions pour qu’il corrige des points qui ne sont aujourd’hui pas pénalisants mais qui le seront dans le futur”.
Définir la vision de succès de votre entretien annuel vous permettra ensuite de définir des messages clairs et simples à faire passer lors de l’entretien de performance.
Comment construire des messages clairs et simples à faire passer lors de vos entretiens annuels ?
Une fois la vision de succès de votre entretien annuel définie, les messages que vous souhaitez faire passer rédigés, il est clé de bien définir les axes de développement sur lesquels vous demanderez à votre collaborateur pour faire de cet entretien d’évaluation un échange actionnable.
La première étape pour définir les axes de développement, c’est de collecter les feedback de pairs. Vous pouvez les collecter à l’oral pour éviter trop de formalisme et avoir un maximum de détails et d’exemples concrets pour illustrer ces feedback. Parmi ces feedback, sélectionnez ceux pour lesquels vous avez des suggestions actionnables ou sur lesquels vous déclencherez une conversation de coaching pour mieux comprendre votre collaborateur.
Pour avoir un bon stock de feedback sur lesquels vous appuyer lors de l’entretien individuel d’évaluation, nous vous conseillons aussi de vous créer un fichier de feedback pour noter vos feedbacks tout au long de l’année et ainsi gagner du temps sur la préparation de l’entretien. pour construire ce fichier de feedback, ouvrez un document excel ou Google Sheet dans lequel vous allez créer quatre colonnes : contexte, observation, impact et next step.
Ce modèle de fichier reprend les fondamentaux de la méthode COIN, que vous pouvez aussi utiliser dans l’expression de vos feedbacks et ainsi éviter l’indésirable feedback sandwich :
Une fois votre vision de succès, vos messages et suggestions d’axes de développement prêts, vous pouvez passer à la préparation de votre trame d’entretien. Il s’agit d’un guide qui sera le fil rouge de vos échanges avec votre collaborateur le jour de l’entretien annuel et de grille d’évaluation. Vous pouvez aussi le formaliser sur un document à partager avec votre collaborateur en amont de l’entretien d’évaluation, pour que vous ayez tous les deux la même base de discussion.
Chez NUMA, on recommande de structurer votre guide d’entretien annuel en 6 grandes parties :
Lorsque vous formulez les actions à mettre en place pour aider le collaborateur à s’améliorer sur ses axes de développement, soyez créatifs !
Téléchargez notre template d’entretien annuel en fin d'article !
Vous avez déjà vécu cet entretien annuel où une fois la revue et les feedback passés, vous n’avez plus rien à vous et vous terminez l’entretien sur une note un peu gênante ?
Pour éviter cette situation, nous vous recommandons de préparer en amont de l’entretien annuel une liste de questions à poser à votre collaborateur. L’objectif ? Amener votre collaborateur à partager ses réflexions / impressions suite à des feedbacks, le faire parler sur l’année passée ou l’amener à verbaliser ce qu’il voudrait pour l’année à venir.
Ces questions vous permettront aussi de guider l’entretien d’évaluation plus facilement.
Sur des cas faciles, vous pouvez poser vos questions une fois que vous avez déroulé votre trame pour provoquer un échange sur la base de celle-ci. Pour les cas plus complexes, faites d’abord parler la personne et posez ensuite vos questions pour l’amener à préciser son propos et enclencher l’échange de manière plus naturelle, avant de dérouler votre trame.
Les entretiens annuels sont des moments importants autant pour le manager que pour le collaborateur. Pour tirer profit de ce moment de prise de recul sur l’année, notre responsabilité en tant que manager est de bien guider nos équipes sur la préparation de cet entretien en précisant ce qu’on attend et dans quel délai, en s’aidant d’un template par exemple.
70% des managers pensent que les revues annuelles sont inutiles. Et pourtant, l’entretien annuel d’évaluation devrait être LE moment le plus important de l’année car c’est un véritable outil de management. Il s’agit d’un entretien pendant lequel manager et collaborateur font le point sur l’année écoulée pour :
Ce point annuel est un moment important pour les managers et collaborateurs qui est souvent raté par manque de préparation du côté manager et du côté du collaborateur.
Retrouvez dans cet articles 5 conseils pratiques pour bien préparer un entretien individuel d’évaluation en tant que manager et faire de cet entretien un échange engageant, constructif et actionnable. Un véritable kit de préparation clé en main pour améliorer votre gestion des entretiens annuels.
On a tous en tête l’image du collaborateur qui attend son entretien annuel pour savoir à quelle sauce il va être mangé et ce que son manager a à lui proposer pour l’année à venir. Cette posture passive qu’on peut reconnaître chez certains collaborateurs lors des entretiens annuels d’évaluation est la première situation que vous devez éviter en tant que manager pour réussir l’entretien d’évaluation.
Plus largement, il est indéniable que l’évolution rapide des métiers et des conditions de travail demande d’adopter une approche continue du développement qui passe par une plus forte autonomie des collaborateurs pour devenir pleinement acteurs de leur développement.
Commençons donc par accompagner les managers à adopter une posture active quand il s’agit de leur développement personnel et professionnel dès les entretiens annuels d’évaluation.
Mais alors concrètement, comment accompagner vos collaborateurs à faire le point sur l’année passée ?
D’abord, invitez les à analyser leurs forces et leurs aptitudes :
Ensuite, suggérez à vos collaborateurs d'identifier ce qui donne du sens à leur travail :
Enfin, proposez leur de prendre du recul sur leur manière de travailler :
Tout ce travail d’introspection et de prise de recul sur l’année écoulée et sur les aspirations futures permettront à vos collaborateurs d’arriver mieux préparés le jour de l’entretien annuel et d’adopter une posture proactive sur les actions qu’ils peuvent mettre en place pour l’année à venir.
Si vous souhaitez accompagner vos collaborateurs sur la connaissance de soi et les aider à se poser les bonnes questions pour se développer en continu, NUMA a développé la playlist “Construire sa boussole” que vous pouvez découvrir notamment ici.
Faire en sorte que votre collaborateur arrive bien préparé lors de son entretien annuel ne vous exempte pas d’une bonne phase de préparation de l’entretien d’évaluation.
La première étape de préparation consiste à bien définir la vision de succès de l’entretien annuel d’un collaborateur : “en tant que manager, je serai satisfait.e de cet entretien annuel si… [complétez cette phrase]”. Pour la définir vous pouvez par exemple vous poser ces questions :
Par un exemple pour un collaborateur en difficulté, une vision de succès pourrait être : “Si nous nous sommes mis d’accord sur des objectifs réalistes et des actions associées qui me permettent de me faire une conviction sur le collaborateur dans 6 mois”.
A l’inverse, pour un collaborateur très performant / top talent, une vision de succès pourrait être : “Si il est ré-engagé sur son poste sur l’année à venir en lui donnant des actions pour qu’il corrige des points qui ne sont aujourd’hui pas pénalisants mais qui le seront dans le futur”.
Définir la vision de succès de votre entretien annuel vous permettra ensuite de définir des messages clairs et simples à faire passer lors de l’entretien de performance.
Comment construire des messages clairs et simples à faire passer lors de vos entretiens annuels ?
Une fois la vision de succès de votre entretien annuel définie, les messages que vous souhaitez faire passer rédigés, il est clé de bien définir les axes de développement sur lesquels vous demanderez à votre collaborateur pour faire de cet entretien d’évaluation un échange actionnable.
La première étape pour définir les axes de développement, c’est de collecter les feedback de pairs. Vous pouvez les collecter à l’oral pour éviter trop de formalisme et avoir un maximum de détails et d’exemples concrets pour illustrer ces feedback. Parmi ces feedback, sélectionnez ceux pour lesquels vous avez des suggestions actionnables ou sur lesquels vous déclencherez une conversation de coaching pour mieux comprendre votre collaborateur.
Pour avoir un bon stock de feedback sur lesquels vous appuyer lors de l’entretien individuel d’évaluation, nous vous conseillons aussi de vous créer un fichier de feedback pour noter vos feedbacks tout au long de l’année et ainsi gagner du temps sur la préparation de l’entretien. pour construire ce fichier de feedback, ouvrez un document excel ou Google Sheet dans lequel vous allez créer quatre colonnes : contexte, observation, impact et next step.
Ce modèle de fichier reprend les fondamentaux de la méthode COIN, que vous pouvez aussi utiliser dans l’expression de vos feedbacks et ainsi éviter l’indésirable feedback sandwich :
Une fois votre vision de succès, vos messages et suggestions d’axes de développement prêts, vous pouvez passer à la préparation de votre trame d’entretien. Il s’agit d’un guide qui sera le fil rouge de vos échanges avec votre collaborateur le jour de l’entretien annuel et de grille d’évaluation. Vous pouvez aussi le formaliser sur un document à partager avec votre collaborateur en amont de l’entretien d’évaluation, pour que vous ayez tous les deux la même base de discussion.
Chez NUMA, on recommande de structurer votre guide d’entretien annuel en 6 grandes parties :
Lorsque vous formulez les actions à mettre en place pour aider le collaborateur à s’améliorer sur ses axes de développement, soyez créatifs !
Téléchargez notre template d’entretien annuel en fin d'article !
Vous avez déjà vécu cet entretien annuel où une fois la revue et les feedback passés, vous n’avez plus rien à vous et vous terminez l’entretien sur une note un peu gênante ?
Pour éviter cette situation, nous vous recommandons de préparer en amont de l’entretien annuel une liste de questions à poser à votre collaborateur. L’objectif ? Amener votre collaborateur à partager ses réflexions / impressions suite à des feedbacks, le faire parler sur l’année passée ou l’amener à verbaliser ce qu’il voudrait pour l’année à venir.
Ces questions vous permettront aussi de guider l’entretien d’évaluation plus facilement.
Sur des cas faciles, vous pouvez poser vos questions une fois que vous avez déroulé votre trame pour provoquer un échange sur la base de celle-ci. Pour les cas plus complexes, faites d’abord parler la personne et posez ensuite vos questions pour l’amener à préciser son propos et enclencher l’échange de manière plus naturelle, avant de dérouler votre trame.
Les entretiens annuels sont des moments importants autant pour le manager que pour le collaborateur. Pour tirer profit de ce moment de prise de recul sur l’année, notre responsabilité en tant que manager est de bien guider nos équipes sur la préparation de cet entretien en précisant ce qu’on attend et dans quel délai, en s’aidant d’un template par exemple.