Les entretiens annuels d'évaluation sont souvent perçus comme une formalité inutile (70% des managers le pensent !), relégués au rang de simple rituel administratif. Pourtant, leur importance ne devrait pas être sous-estimée. Ces moments d'échanges privilégiés entre managers et collaborateurs sont bien plus que de simples exercices de paperasse.

L'entretien annuel d'évaluation, également connu sous le nom d'entretien individuel, constitue en effet un outil essentiel de gestion des ressources humaines. C'est un moment d'échange où les acteurs clés d'une équipe se retrouvent pour faire le point sur l'année écoulée, identifier les succès et les défis, et tracer la voie à suivre pour l'année à venir.

Cependant, trop souvent, ces entretiens passent à côté de leur potentiel, entravés par un manque de préparation tant du côté du manager que du collaborateur. Pourtant, avec une approche bien structurée et préparée en amont, ces rencontres peuvent devenir des moments d'échange stimulants, constructifs et pleinement exploitables pour le développement individuel et collectif.

Cet article vise à fournir un guide pratique en six étapes pour préparer efficacement un entretien annuel d'évaluation en tant que manager. En suivant ces étapes clés, vous pourrez transformer ces rendez-vous en des opportunités d'engagement mutuel, de croissance professionnelle et d'amélioration continue. Préparez-vous à faire de chaque entretien annuel un catalyseur de réussite pour votre équipe et pour votre entreprise.

Responsabiliser le collaborateur

L’entretien annuel d’évaluation est souvent perçu par les employés comme un moment où ils subissent le jugement de leur manager. Pour changer cette dynamique et rendre cet entretien plus efficace et constructif, il est essentiel de responsabiliser et d'accompagner vos employés dans sa préparation.

Mais alors concrètement, comment accompagner et responsabiliser ses collaborateurs à faire le point sur l’année passée ?

Invitez les à faire une auto-évaluation avant l’entretien :

• Quels sont leurs principales réalisations et réussites de l’année écoulée ?
• Quels sont leurs points forts et comment les ont-ils utilisés ?
• Quelles difficultés ont-ils rencontrées et comment les ont-ils surmontées ?

Encouragez les à analyser leurs compétences professionnelles et personnelles :

• Quels sont leurs savoir-faire professionnels les plus solides ?
• Quelles compétences personnelles les ont aidés dans leur travail ?
• Quelles activités préfèrent-ils et pourquoi ?

Suggérez leurs de réfléchir à leurs aspirations et objectifs professionnels :

• Quel impact souhaitent-ils avoir dans leur rôle actuel ?
• Quelle est leur motivation principale, leur "Pourquoi" ?
• Comment peuvent-ils exprimer et aligner cette motivation avec les missions et projets de l’entreprise ?

Invitez les à évaluer comment leurs valeurs personnelles sont reflétées dans leur environnement de travail :

• Quelles sont leurs valeurs principales et leurs besoins dans la vie professionnelle (ex : stabilité, reconnaissance, évolution) ?
• Comment ces valeurs sont-elles respectées et mises en œuvre dans leur travail actuel ?
• Quelles actions pourraient-ils entreprendre pour mieux aligner leur environnement de travail avec leurs valeurs et besoins ?

Demandez leur de proposer des actions concrètes pour l’année à venir :

• Quels sont les axes de développement qu’ils souhaitent prioriser ?
• Quelles pistes d’action identifient-ils pour progresser sur ces axes ?
• Comment classeraient-ils ces actions en fonction de leur impact et de l’effort nécessaire ?

Soutenez les en mettant à leur disposition des ressources pour leur développement personnel et professionnel :

Par exemple, des modules de formation, des playlists de développement personnel comme “Construire sa boussole” par NUMA, ou des ateliers de coaching. L’accès à ces ressources renforce leur autonomie et les encourage à prendre en main leur développement.

Si vous souhaitez accompagner vos collaborateurs sur la connaissance de soi et les aider à se poser les bonnes questions pour se développer en continu, NUMA a développé la playlist “Construire sa boussole” que vous pouvez découvrir notamment ici.

Définir la vision du succès de l'entretien annuel

Assurer que votre collaborateur arrive bien préparé à son entretien annuel ne vous dispense pas d'une préparation rigoureuse de votre côté. La première étape de cette préparation consiste à bien définir votre vision du succès pour l'entretien annuel : "En tant que manager, je serai satisfait.e de cet entretien annuel si… [complétez cette phrase]."

Pour définir cette vision, voici quelques questions à vous poser :

• Que voulez-vous que votre collaborateur retire de cet entretien ? Pensez à l'impact que vous souhaitez avoir sur la motivation et la clarté des objectifs pour votre collaborateur. Voulez-vous qu'il ressorte de l'entretien avec une meilleure compréhension de ses forces et des domaines à améliorer ? Ou souhaitez-vous qu'il soit plus engagé et aligné avec les objectifs de l'entreprise ?
• Quels comportements ou actions voulez-vous qu’il adopte à l’issue de cet entretien ? Réfléchissez aux changements spécifiques que vous voulez voir. Peut-être cherchez-vous à encourager un comportement plus proactif, une meilleure communication au sein de l'équipe, ou une plus grande attention aux détails dans son travail.
• Quel "pacte" souhaitez-vous établir avec lui à l'issue de l’entretien d’évaluation, qui servira de base d’appréciation pour les mois à venir ? Envisagez un accord clair et mutuel sur les objectifs et les attentes. Cela pourrait inclure des objectifs de performance mesurables, des actions de développement professionnel, ou des engagements en matière de comportement au travail.

Par exemple, pour un employé en difficulté, une vision de succès pourrait être : "Je serai satisfait.e de cet entretien si nous nous sommes mis d'accord sur des objectifs réalistes et des actions associées, ce qui me permettra de me faire une conviction sur les progrès du collaborateur dans les six prochains mois." À l'inverse, pour un collaborateur très performant ou un top talent, une vision de succès pourrait être : "Je serai satisfait.e si nous parvenons à le réengager sur son poste pour l'année à venir, en lui donnant des actions concrètes pour corriger des points mineurs qui pourraient devenir problématiques à l'avenir."

Définir les objectifs de l'entretien annuel

Définir des objectifs lors d'un entretien annuel d'évaluation est une étape primordiale pour orienter le développement professionnel du collaborateur et aligner ses efforts sur les priorités de l'entreprise. Des objectifs bien définis fournissent une feuille de route claire et motivante pour les employés, tout en contribuant à la réalisation des ambitions stratégiques de l'organisation.

Voici quelques conseils pour définir des objectifs efficaces :

• Alignement avec la vision et les objectifs de l'entreprise : les objectifs individuels doivent s'inscrire dans le cadre des objectifs plus larges de l'organisation. Assurez-vous que chaque objectif personnel contribue directement à la mission et à la vision de l'entreprise. Cela renforce le sentiment de contribution et d'appartenance du collaborateur.
• Spécificité et clarté : les objectifs doivent être clairs, précis et mesurables. Évitez les formulations vagues ou trop générales. Utilisez des critères quantitatifs ou qualitatifs pour évaluer leur réalisation, ce qui facilite le suivi des progrès et le feedback constructif.
• Réalisme : les objectifs doivent être réalistes et atteignables. Prenez en compte les compétences actuelles, les ressources disponibles et les contraintes du collaborateur. Fixer des objectifs trop ambitieux peut être démoralisant et contre-productif. Il est préférable de viser des objectifs stimulants mais réalisables.
• Pertinence : les objectifs doivent être pertinents par rapport au rôle et aux responsabilités du collaborateur. Ils doivent représenter des défis significatifs qui favorisent la croissance professionnelle et l'accomplissement personnel. Des objectifs bien choisis encouragent l'engagement et la motivation.
• Temporalité : définissez des échéances claires pour chaque objectif afin de maintenir le rythme et de favoriser la responsabilisation. Échelonnez les objectifs sur l'année à venir en tenant compte des priorités et des périodes d'activité spécifiques. Cela permet de structurer l'effort et de mesurer les progrès régulièrement.
• Flexibilité : bien que spécifiques, les objectifs doivent être suffisamment flexibles pour s'adapter aux changements de circonstances ou aux nouveaux défis qui pourraient survenir au cours de l'année. La capacité d'ajuster les objectifs en réponse à des évolutions imprévues est essentielle pour maintenir leur pertinence et leur motivation.
• Collaboration : impliquez le collaborateur dans le processus de définition des objectifs. Favorisez le dialogue et la participation active pour garantir un engagement accru et une meilleure compréhension des attentes. Un collaborateur impliqué dans la définition de ses objectifs sera plus motivé à les atteindre.

En appliquant ces principes, vous pouvez fixer des objectifs qui non seulement stimulent le développement professionnel des collaborateurs, mais aussi renforcent la performance globale de l'entreprise. Les objectifs bien définis servent de moteur à la progression individuelle et collective, créant un environnement de travail dynamique et orienté vers la réussite.

Collecter les feedbacks

Collecter des feedbacks tout au long de l'année est essentiel pour déterminer avec précision les axes de développement sur lesquels travailler avec votre collaborateur. Cette démarche transforme l'entretien en une véritable opportunité d'échange actionnable et de croissance professionnelle.

Pour identifier ces axes de développement, il est recommandé de recueillir les retours d'expérience de vos collègues. Une approche informelle favorise des échanges détaillés et concrets, illustrant les points à améliorer. Parmi ces retours, sélectionnez ceux pour lesquels vous disposez de suggestions d'action précises ou qui nécessitent une discussion approfondie pour mieux comprendre votre employé.

Afin de disposer d'un ensemble riche de retours pour l'entretien annuel, il est conseillé de constituer un fichier de feedback tout au long de l'année. Pour ce faire, créez un document Excel ou une feuille Google, dans laquelle vous répertorierez vos observations sous quatre colonnes : contexte, observation, impact et étape suivante.

Ce modèle de fichier s'inspire des principes de la méthode COIN, une approche structurée favorisant des retours constructifs et évitant le piège du "sandwich feedback" souvent inefficace :

• Contexte : décrivez le contexte dans lequel vous avez observé un comportement ou une action.
• Observation : faites part de l'observation précise que vous avez faite concernant le collaborateur.
• Impact : expliquez pourquoi cette observation est importante, en mettant en lumière les conséquences sur le travail ou sur l'équipe.
• Next step : proposez une réflexion ou une action à entreprendre, en invitant votre collaborateur à partager ses impressions et en lui offrant votre soutien.

En utilisant cette approche structurée, vous pourrez aborder les axes de développement de manière efficace et constructive lors de l'entretien annuel d'évaluation. Cela permet de favoriser une croissance professionnelle ciblée et soutenue, en transformant chaque feedback en une opportunité d'apprentissage et d'amélioration continue. La mise en place d'un tel processus de feedback continu non seulement améliore la performance individuelle mais renforce également la cohésion et l'efficacité de l'équipe dans son ensemble.

Préparer une grille d'évaluation

Une fois que vous avez clarifié votre vision de succès, les objectifs et les axes de développement, il est temps de préparer la trame de votre entretien. Cette trame servira de guide structurant pour vos échanges avec votre collaborateur lors de l'entretien annuel et inclura une grille d'évaluation.

La grille d'évaluation est un outil essentiel pour structurer l'entretien et garantir que tous les points importants sont couverts. Elle vous permet de suivre un fil rouge cohérent tout au long de la discussion, assurant ainsi une évaluation complète et équilibrée des performances et des compétences de votre collaborateur. Pour maximiser l'efficacité de l'entretien, il est recommandé de formaliser cette grille sur un document partagé avec le collaborateur en amont de l'entretien. Cela permet à chacun de se préparer adéquatement et d'avoir une base commune pour la discussion. Cette transparence favorise une compréhension mutuelle des critères d'évaluation et des objectifs à atteindre, tout en mettant en place un cadre propice à un dialogue ouvert et constructif.

Chez NUMA, nous vous recommandons de structurer votre grille d'évaluation en 6 grandes parties :

1. L’appréciation globale : c’est un message clair qui aide l'employé à se projeter sur ses 6/12 prochains mois dans l’entreprise en lien avec votre vision de succès. Quelques exemples : “À date, tu ne délivres pas et c’est problématique” “Tu as fait une super année, je suis hyper satisfait” “Tu es sur la bonne voie mais j’ai un gros feedback sur lequel j’aimerais qu’on travaille pendant notre entretien”

2. Les principales réalisations de l’année de l'employé : il s’agit de 1 à 2 vraies réalisations . Utilisez les feedbacks de vos pairs si besoin pour mieux convaincre sur les points clés (positifs ou négatifs). Par exemple : “Sa capacité d’analyse m’a beaucoup frappé sur cette séquence”

3. Sa principale force : ce qui le différencie.

4. Ses 2 zones de développement majeures : ce sont les 2 points clés à développer soit sur lesquels on n’a pas la solution (comportements, soft…) et sur lesquels on va engager une conversation ; soit les choses qui grèvent la performance et dont on sait qu’elles sont actionnables.

Lorsque vous formulez les actions à mettre en place pour aider les employés à s’améliorer sur leurs axes de développement, soyez créatifs !

• Proposez une idée / solution actionnable claire si vous l’avez. Exemple : changez certains rituels (changement de fonctionnement des 1:1, nouvelles opportunités de collaboration avec d’autres services, etc.
• Creusez avec lui en proposant explicitement une démarche de coaching (lister vos questions à l’avance)

5. Collaboration avec le manager : formulez une demande de feedback axée sur la collaboration et son amélioration continue.

6. Projection à moyen et long termes : un partage sur les perspectives à moyen et long termes, ce n’est pas une promesse qui vous engage. Si vous avez une organisation “flat” ou peu de visibilité, concentrez vous sur les compétences à acquérir.

Téléchargez notre template d’entretien annuel en fin d'article !

Préparer une liste de questions

Vous avez peut-être déjà vécu cet entretien annuel où, après la revue des performances et les feedbacks, l'échange semble s'épuiser et vous vous retrouvez dans une situation un peu gênante. Pour éviter cela, il est important de préparer en amont une liste de questions à poser à votre collaborateur.

L'objectif de cette liste de questions est multiple :

• Encourager votre collaborateur à partager ses réflexions et impressions suite aux feedbacks reçus.
• Stimuler une discussion approfondie sur les expériences et réalisations de l'année écoulée.
• Inviter le collaborateur à exprimer ses aspirations et ses objectifs pour l'année à venir.

Ces questions permettent également de guider l'entretien d'évaluation de manière plus fluide et structurée. Pour les cas plus simples, vous pouvez poser vos questions après avoir suivi votre trame, ce qui encourage un échange sur des points spécifiques. Pour les situations plus complexes, laissez d'abord le collaborateur s'exprimer librement, puis utilisez vos questions pour clarifier ses propos et engager un dialogue plus naturel avant de revenir à votre trame.

L'entretien annuel d'évaluation est un moment important autant pour le manager que pour le managé. Pour tirer profit de ce moment de prise de recul sur l’année, notre responsabilité en tant que manager est de bien guider nos équipes sur la préparation de cet entretien en précisant ce qu’on attend et dans quel délai, en s’aidant d’un template par exemple.

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