Qui n'a jamais rêvé de maîtriser son emploi du temps, de prioriser efficacement ses tâches, et de mener à bien ses projets, le tout de manière très sereine ? Une meilleure organisation globale repose sur une gestion optimisée du temps, une capacité à prioriser les tâches et une collaboration efficace dans la gestion de projets. L'objectif de cette optimisation est clair : gagner en temps et en énergie, protéger sa concentration et gagner en sérénité dans son quotidien. Pour atteindre ces objectifs, les formations en organisation du travail se révèlent indispensables. Elles doivent vous permettre de maîtriser trois aspects essentiels : l'organisation de votre agenda pour mieux structurer votre temps, l'art de prioriser et d'arbitrer vos tâches pour une efficacité accrue, et enfin, la gestion des projets afin de renforcer la collaboration et l'organisation du travail en équipe. Dans cet article, nous explorerons ces trois axes en détail pour vous aider à choisir la formation la plus adaptée à vos besoins.

1. Apprendre à organiser son agenda

Apprendre à organiser son agenda est essentiel pour mieux s'organiser dans son travail car cela permet de structurer ses journées de manière efficace, d'éviter les pertes de temps et de mieux répartir ses tâches. En ayant une vision claire de vos priorités et de vos échéances, vous pouvez vous concentrer sur les activités à haute valeur ajoutée, donc réduire votre stress et améliorer votre productivité globale. La formation NUMA formation en organisation du travail vous donne les clés pour créer ces temps de concentration et mieux ritualiser votre agenda en abordant les points suivants.

Planifier des temps de concentration

Les temps de deepwork sont des plages horaires spécialement dédiées pour protéger votre concentration et vous permettre d'avancer sur des sujets de fond ou prioritaires dans votre semaine. Ils se caractérisent par une absence totale de distractions, et vous permettent de vous plonger dans des tâches complexes qui nécessitent une attention soutenue. Par exemple, un développeur logiciel pourrait réserver chaque matin de 9h à 11h pour travailler sur le codage d'une nouvelle fonctionnalité sans interruption. En verrouillant ces créneaux dans son agenda et en informant ses collègues de sa non-disponibilité durant cette période, il maximise sa productivité et sa créativité.

Ces temps de deepwork sont cruciaux pour gagner en sérénité et en productivité au travail. En se consacrant pleinement à des tâches importantes sans être dérangé, on accomplit plus en moins de temps et avec une meilleure qualité. Cette méthode réduit également le stress lié à la gestion des urgences et des interruptions constantes, et vous permet ainsi de terminer votre journée de travail avec un sentiment d'accomplissement et une meilleure tranquillité d'esprit.

Challenger ses réunions 

Une bonne formation en organisation du travail doit vous permettre de challenger vos réunions et  d’évaluer de manière critique la nécessité, la durée et le format de chacune d'elles avant de les organiser ou d'y participer. Cela implique de se poser des questions essentielles : cette réunion est-elle vraiment nécessaire ? Ne pourrait-elle pas être remplacée par un email ou un rapport succinct ? Toutes les personnes invitées doivent-elles vraiment y assister ? Par exemple, une équipe marketing pourrait décider de remplacer sa réunion hebdomadaire d'une heure par un compte rendu écrit, permettant à chacun de lire les informations à son rythme et de poser des questions spécifiques si nécessaire.

En réduisant le nombre de réunions inutiles, vous libérez du temps précieux pour vous concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée. Cela permet également de minimiser les interruptions fréquentes, souvent sources de stress et de désorganisation. En participant uniquement aux réunions indispensables et en optimisant leur format, on peut mieux gérer son emploi du temps et préserver son énergie mentale.

Créer des récurrences

Créer des récurrences consiste à établir des routines et des habitudes régulières pour certaines tâches ou activités, ce qui permet de structurer son emploi du temps de manière prévisible et efficace. Par exemple, une gestionnaire de projet pourrait réserver chaque lundi matin pour planifier la semaine, chaque mercredi après-midi pour des réunions d'équipe, et chaque vendredi pour des bilans hebdomadaires. En automatisant ainsi certaines parties de son emploi du temps, elle évite de perdre du temps à réorganiser constamment ses journées.

Les routines régulières réduisent la charge mentale liée à la planification et à la prise de décision, et libèrent ainsi de l'énergie pour se concentrer sur des tâches plus importantes. Cela permet également de garantir que des activités cruciales, comme la planification, les réunions d'équipe, et les bilans, ne sont jamais négligées. En ayant des créneaux fixes pour certaines tâches, on peut mieux anticiper les charges de travail, gérer les priorités avec plus de clarté, et réduire le stress lié aux imprévus. 

2. Apprendre à prioriser et arbitrer efficacement

Quand votre liste de tâches ressemble à un marathon sans fin, savoir arbitrer entre les urgences et prioriser efficacement peut transformer votre quotidien. Les formations NUMA Priorisation et Prise de décision vous fournit des outils concrets pour dégager du temps et vous aide à arbitrer efficacement dans un contexte où tout est urgent. 

Savoir prioriser

La formation Priorisation vous permet d'acquérir des compétences essentielles pour fixer des objectifs pertinents et structurés, augmentant ainsi votre efficacité et votre impact au travail :

• ‍Savoir vous fixer les bons objectifs pour organiser votre semaine : Apprendre à fixer les bons objectifs pour organiser votre semaine est essentiel. La méthode des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels) vous aide à formuler des objectifs concrets et mesurables, comme "augmenter le chiffre d'affaires de 10% au prochain trimestre" plutôt que des objectifs vagues comme "améliorer la productivité". Ces objectifs SMART permettent de suivre votre progression de manière objective et d'ajuster vos efforts si nécessaire. En outre, utiliser des outils comme la matrice d'Eisenhower pour classer les tâches en fonction de leur urgence et importance est utile. Cela vous aide à distinguer ce qui doit être fait immédiatement de ce qui peut être planifié, délégué ou éliminé, optimisant ainsi votre gestion du temps et des priorités.

• ‍Savoir arbitrer collectivement et individuellement : Une compétence clé à développer dans le cadre de la priorisation est la capacité à arbitrer les priorités de manière collective et individuelle. Cette compétence est essentielle pour gérer efficacement les ressources et équilibrer les charges de travail au sein de l'équipe. La formation à la priorisation permet de prendre des décisions éclairées sur l'allocation des ressources et la délégation des tâches en fonction des compétences et des disponibilités de chaque membre de l'équipe. Par exemple, en tant que responsable de projet, vous apprendrez à identifier les forces et les faiblesses de chaque collaborateur pour optimiser les performances de l'équipe. De plus, la formation enseigne à gérer les conflits de priorités de manière réfléchie, à reconnaître et à résoudre les différences d'opinion sur ce qui est le plus important, et à trouver des compromis qui respectent à la fois les objectifs individuels et collectifs.

Savoir dire non et déléguer 

Savoir dire non et déléguer aux bonnes personnes sont deux compétences essentielles pour une gestion efficace du temps et des priorités au travail. Ces compétences sont clés pour bien prioriser et donc mieux s'organiser au travail pour plusieurs raisons : 

• En disant non à des tâches non essentielles, vous pouvez vous concentrer sur ce qui est vraiment important et urgent. Cela vous aide à gérer votre énergie et votre attention de manière plus judicieuse, évitant ainsi l'épuisement et le stress lié à une surcharge de travail.
• Déléguer aux bonnes personnes permet de tirer parti des compétences et des talents de votre équipe. Cela non seulement augmente l'efficacité globale, mais permet aussi à chacun de développer ses propres compétences et d'assumer plus de responsabilités.

Par exemple, imaginez un chef de projet qui se voit proposer de diriger une nouvelle initiative en parallèle de son projet actuel. Reconnaissant que cette nouvelle mission pourrait nuire à la progression de son projet principal, il décide de dire non, expliquant que sa concentration doit rester sur les priorités en cours. Cependant, il identifie une tâche technique spécifique de son projet actuel qui peut être déléguée. Il confie cette tâche à un membre de son équipe qui a montré une expertise dans ce domaine. Cela permet au chef de projet de se concentrer sur la planification stratégique et la coordination globale du projet, tandis que son équipe avance efficacement sur les aspects techniques. En procédant ainsi, le chef de projet optimise non seulement son propre temps, mais aussi celui de son équipe. 

3. Apprendre à mieux gérer les projets

Savoir gérer des projets est essentiel pour une meilleure organisation au travail, grâce à une planification structurée et une coordination efficace qui optimisent la productivité et réduisent le stress. 

Planifier de manière structurée

Une bonne gestion de projet commence par une planification minutieuse. Cela implique de définir clairement les objectifs, d'établir des échéances réalistes, et de décomposer les tâches en étapes gérables. En planifiant de manière structurée, on peut anticiper les obstacles potentiels et répartir les ressources de manière optimale. Par exemple, un responsable marketing planifiant une campagne pourrait créer un calendrier détaillé avec des jalons spécifiques pour la création de contenu, les approbations, et les lancements. Cette organisation permet de s'assurer que chaque étape est réalisée en temps voulu et réduit ainsi le risque de retards et de surcharges de travail.

Savoir coordonner efficacement 

Gérer des projets de manière efficace nécessite une coordination étroite entre les membres de l'équipe et les parties prenantes. Cela comprend la communication régulière, l'attribution claire des responsabilités, et le suivi constant de l'avancement du projet. Une coordination efficace garantit que chacun sait ce qu'il doit faire et quand, ce qui réduit les ambiguïtés et les doublons de travail. Par exemple, un chef de projet informatique pourrait utiliser des outils de gestion de projet comme Trello ou Asana pour assigner des tâches, suivre leur progression, et communiquer les mises à jour. Cette approche collaborative assure que tout le monde est aligné sur les objectifs et les échéances, ce qui améliore la productivité et minimise les conflits.

Ces compétences sont essentielles pour mieux s'organiser, car elles offrent une vision claire des priorités et des processus et facilitent la réalisation des objectifs avec moins de stress et plus d'efficacité

4. Quels formats pour apprendre à mieux s'organiser ?

Les formats de formation les plus adaptés pour apprendre à mieux organiser son travail varient en fonction des préférences individuelles, du contenu spécifique de la formation et des contraintes de temps. Cependant, voici quelques formats couramment utilisés :

1. Formations en ligne en autonomie (e-learning) : Les formations en ligne offrent une flexibilité temporelle et géographique, ce qui les rend accessibles à un large public. Elles peuvent prendre la forme de vidéos préenregistrées, de modules d'apprentissage interactifs, ou de cours sur des plateformes d'apprentissage en ligne. Les avantages incluent la possibilité de progresser à son propre rythme et de réviser le contenu à volonté.
2. Formations en présentiel ou en ligne en petits groupes : Les formations en présentiel offrent une expérience immersive avec un formateur en direct. Elles permettent généralement des interactions directes, des discussions en groupe et des exercices pratiques. Cela peut être particulièrement efficace pour les personnes qui apprennent mieux par l'interaction sociale et qui ont besoin de conseils personnalisés. NUMA a d’ailleurs développé tout un parcours de formation dédié à la gestion du temps et des priorités, n’hésitez pas à télécharger notre catalogue pour en savoir plus sur ce dernier. 
3. Ateliers et séminaires : Les ateliers et séminaires sont souvent axés sur des sujets spécifiques et offrent une occasion d'apprentissage intensif sur une courte période. Ils sont généralement animés par des experts du domaine et peuvent inclure des exercices pratiques, des études de cas et des sessions de brainstorming. Ces formats conviennent généralement aux personnes qui recherchent une immersion rapide dans un sujet particulier.
4. Coaching individuel : Le coaching individuel offre un accompagnement personnalisé pour aider à identifier et à résoudre des défis spécifiques liés à l'organisation du travail. Un coach professionnel peut fournir des conseils sur mesure, des stratégies personnalisées et un soutien continu pour améliorer les compétences en organisation et en gestion du temps.
5. Livres et ressources en auto-apprentissage : Les livres, les articles et les ressources en auto-apprentissage offrent une source d'information accessible et flexible pour améliorer ses compétences en organisation du travail. Ils peuvent être consultés à tout moment et adaptés aux besoins individuels. Cependant, ils nécessitent souvent une discipline personnelle pour la mise en pratique des connaissances acquises.

En choisissant le format qui correspond le mieux à votre style d'apprentissage, à vos objectifs et à vos contraintes de temps, vous pouvez tirer le meilleur parti de votre formation en organisation du travail pour améliorer votre productivité et votre bien-être au travail.

Pour en savoir plus sur notre approche et la structuration de nos parcours formation, rendez-vous juste ici.