Dans un contexte d'évolutions permanentes où l’incertitude et le changement deviennent la nouvelle norme, savoir gérer son temps et ses priorités devient une compétence essentielle pour maintenir et allier performance et sérénité au quotidien. Se former pour mieux gérer son temps et ses priorités apparaît ainsi comme une réponse indispensable à ces nouveaux défis. Découvrez le parcours Focalisation NUMA pour se concentrer sur ce qui compte vraiment : un programme adapté à tous les niveaux pour mieux gérer son temps, son énergie et protéger sa concentration. 

Les objectifs pédagogiques

Les objectifs pédagogiques du parcours Focalisation sont de doter les participants des compétences essentielles pour optimiser leur gestion du temps et de leurs priorités. En apprenant à gagner du temps sur leur semaine, à fixer des objectifs clairs et à se donner les moyens de les atteindre, les participants seront mieux équipés pour anticiper les imprévus et prendre des décisions éclairées en cas de changements soudains. Ce parcours vise à renforcer des compétences qui, bien que souvent perçues comme anodines, sont cruciales dans un environnement où tout semble devenir urgent. En se recentrant sur ce qui compte vraiment, les participants pourront naviguer avec plus de sérénité et d’efficacité dans leurs tâches quotidiennes.

À savoir : chaque workshop du programme peut être suivi séparément, à la carte ou dans un autre parcours co-construit avec notre équipe. 

Le programme 

1. Réunions moins mais mieux 

Objectif : faire moins de réunions et rendre plus efficaces celles qui restent. 

• Limiter les réunions : les remplacer par des séquences asynchrones ou les refuser sans brusquer les organisateurs.
• Préparer et mener une réunion pour que le temps passé ensemble soit le plus utile et productif possible.

Déroulé : 

• Limiter les réunions : découvrir les autres formats pour remplacer les réunions dont on peut se passer et explorer leur utilisation dans le quotidien. 
• Apprendre à refuser des réunions sans brusquer l’organisateur. 
• Préparer et mener une réunion : savoir analyser, critiquer et améliorer une invitation à une réunion (intitulé, cadrage, objectif, participants, ordre du jour, …). Puis, apprendre à construire une séquence avant/pendant/après une réunion qui a pour objectif de prendre une décision collective.
• Explorer les techniques pour animer une réunion de manière efficace (Ouvrir, distribuer la parole, faire participer, clôturer …).

Pour avoir un premier aperçu de l’approche NUMA sur cette thématique, découvrez notre guide pour améliorer de 30% vos réunions.

2. Communication asynchrone

‍Objectif : communiquer efficacement et éviter les réunions systématiques.

• Choisir et faire utiliser les bons canaux de communication en fonction des situations.
• Maîtriser les canaux asynchrones, notamment l’écrit, et améliorer la qualité de l’écriture collective.

Déroulé : 

• Fixer des règles communes pour que chacun sache quel canal utiliser en fonction du sujet abordé.
• Identifier les opportunités de communication asynchrone.
• Améliorer la qualité de sa communication écrite et celle de ses collaborateurs.
• Découvrir des techniques non écrites de communication asynchrone avec de nouveaux outils (audio, vidéo) pour faire moins de réunions et avoir une équipe plus performante.

3. Priorisation

Objectif : Choisir ce sur quoi se concentrer collectivement et individuellement.

• Arbitrer sur les priorités collectives : objectifs stratégiques, projets à lancer ou à arrêter, etc.
• Définir ses priorités individuelles : à long-terme pour se concentrer sur les activités sur lesquelles on a le plus d’impact et à court-terme pour arbitrer même dans les cas où tout semble urgent et important.

Déroulé : 

• Prioriser collectivement : Comment définir des objectifs ambitieux et réalistes ? Comment décider s' il faut arrêter un projet ?
• Prioriser individuellement : Comment passer le plus de temps sur ce qui a le plus de valeur ? 

4. Gestion du temps et de l’énergie 

Objectif : organiser ses semaines pour optimiser son temps et son énergie.

• Organiser sa semaine autour de la valeur que l’on souhaite créer.
• Gérer son agenda comme son principal outil de communication en hybride.
• Préserver son temps et son focus.
• Mettre son énergie au bon endroit.

Déroulé : 

• Gérer son agenda et protéger son temps en réservant des plages de travail sans interruption et en distinguant plages de travail approfondi et des plages de travail “to-do”.
• Savoir où l’on souhaite créer de la valeur et faire les bons choix de maintien ou d’abandon de son focus en fonction des situations.
• Apprendre à dire non de manière positive pour coacher ses équipes et utiliser l’asynchrone pour faire moins de réunion.
• Gérer son énergie et celle de son équipe.

5. Délégation et performance

Objectif : réussir ses délégations et gérer les imprévus en cours de route. 

• Faire des cadrages et des délégations claires.
• Utiliser les bonnes postures pour gérer les problèmes.
• Cadrer et déléguer des missions à des personnes que vous ne managez pas. 

Déroulé : 

• Faire des cadrages et des délégations claires : Partager le sens, identifier les bons indicateurs à suivre, définir le bon niveau d’autonomie, éviter les usines à gaz, clarifier le reporting… et éviter les pièges de la délégation “sur des oeufs” à des personnes qu’on ne gère pas directement. 
• Suivre la performance individuelle avec le moins d’effort et le plus d’efficacité possible et trouver les bonnes postures en fonction des cas.
• Gérer les problèmes : absence de reporting, mauvaise performance ponctuelle ou répétée, roue libre, etc.

6. Décider dans l’incertitude 

Objectif : prendre les bonnes décisions un contexte où aucune décision ne paraît évidente 

• Gagner en clarté et prendre des décisions plus facilement.
• Gérer le timing de vos décisions.
• Challenger vos décisions, seul et collectivement.

Déroulé : 

• Gagner en clarté : comment isoler les informations utiles, prendre du recul et prendre des décisions plus éclairées ? 
  Ex. d’outils : la matrice “Présent / Futur” pour arbitrer entre prendre une décision dans l’immédiat ou attendre, en fonction du contexte et des informations disponibles.
• Contrôler ses biais et mieux décider collectivement
  Ex. d’outils : le tableau de décision (scorecard) pour objectiver les avis de chacun et simplifier les décisions collectives.
  
  Pratique entre pairs : revenir sur une décision récente et la questionner à l’aide les techniques apprises pendant la formation. 

7. Décider dans l’incertitude 

Objectif : Prendre les bonnes décisions dans un contexte où aucune décision ne paraît évidente.

• Gagner en clarté et prendre des décisions plus facilement.
• Gérer le timing de vos décisions.
• Challenger vos décisions, seul et collectivement.

Déroulé :

• Gagner en clarté : comment isoler les informations utiles, prendre du recul et prendre des décisions plus éclairées ?  
• Contrôler ses biais et mieux décider collectivement
• Pratique entre pairs : revenir sur une décision récente et la questionner à l’aide les techniques apprises pendant la formation. 

L’approche pédagogique NUMA

L’ingénierie situationnelle

Chacun de nos contenus de formation est développé sur la base de plus de 500 cas de la vie réelle sur lesquels nous faisons réagir les participants. À chacun correspondent des outils et les meilleures pratiques et techniques à appliquer directement dans leur quotidien. La clé pour créer l’engagement tout au long de la formation : vos participants viennent et reviennent car ils sont convaincus de l’utilité concrète des apprentissages transmis. La gestion des priorités et la planification sont des piliers essentiels de notre approche pour vous permettre de vous concentrer sur les compétences qui comptent vraiment.

Le workshop

Nous co-construisons, selon vos enjeux, des parcours composés de modules thématiques à distance et en présentiel : des workshops. Ce format court (d’une durée de 2 heures en distanciel, 3 heures en présentiel), en petit groupe (jusqu’à 12 participants de votre entreprise), couvre environ 6 cas de la vie réelle sur lesquels nous faisons réagir les participants et ce, avec les actions qui en découlent. Les modalités de chaque session sont conçues pour maximiser l’efficacité et l’apprentissage. La gestion des tâches et le contrôle des situations font partie intégrante de ces ateliers. Chaque workshop inclut également une évaluation pour mesurer l’efficacité de l’apprentissage.

Les formateurs

Les formateurs NUMA parlent la même langue que les participants : avec plus de 15 ans d’expérience à des postes en management et leadership, chaque coach est donc expert et ultra-légitime sur les sujets qu’il aborde et permet aux participants d’expérimenter en direct les meilleures manières de gérer ces situations tout en partageant leur retour d’expérience. Chaque formateur est sélectionné sur la base de ses compétences et de son expérience. Les intervenants apportent des perspectives uniques et des stratégies éprouvées pour la gestion des urgences et des issues critiques.

Pour en savoir plus sur notre approche et la structuration de nos parcours formation, rendez-vous juste ici.