La formation NUMA “Réunions moins mais mieux” offre des moyens pédagogiques qui permettent non seulement d’apprendre à réduire vos nombres de réunions mais surtout à apprendre à mieux animer une réunion. Pour les managers, se former à l'animation des réunions est un enjeu déterminant. Dans un environnement de formation adapté, ils peuvent développer des compétences essentielles pour gérer efficacement les projets et atteindre leurs objectifs. Cette formation s'adresse particulièrement aux managers, car ils jouent un rôle clé dans la communication et la coordination au sein de leur équipe. En se formant, ils apprennent ainsi à transformer chaque réunion en un outil stratégique pour aborder les enjeux de leur organisation et mobiliser leur public de manière productive et engageante.

Les objectifs pédagogiques  

Savoir préparer et animer une réunion est essentiel. Une réunion bien menée peut booster la communication, renforcer la collaboration et rendre une équipe plus productive. Pour y arriver, il faut se concentrer sur des objectifs pédagogiques clairs lors d'une formation sur l'animation de réunion.

Tout d'abord, il faut se concentrer sur la préparation. Prendre le temps de planifier une réunion est une étape clé. Il s'agit de définir l'objectif principal de la réunion, de savoir qui doit y participer et quel est leur rôle, de préparer un ordre du jour précis et d'organiser le déroulé. Savoir qui doit être là et ce que chacun doit apporter, cela fait toute la différence pour que la réunion soit efficace.

Ensuite, il est essentiel de gérer la réunion. Savoir structurer et gérer le temps pendant une réunion, c'est éviter les digressions. Il est donc nécessaire d’établir un timing précis pour chaque point à l'ordre du jour, utiliser des techniques pour limiter les sorties de route, et enfin s'assurer que chaque participant ait l'opportunité de contribuer de manière efficace.

La posture de l'animateur est également importante. L'animateur doit savoir guider les échanges tout en restant ouvert aux idées nouvelles et aux discussions constructives. Il joue un rôle central dans le déroulement de la réunion, adoptant une posture à la fois ferme et flexible. Un bon animateur c’est aussi un gestionnaire du temps. Il recentre les discussions et laisse l’opportunité d’approfondir une idée pertinente. De même, il est chargé de gérer les dynamiques de groupe, est attentif aux signes de désengagement ou de conflit, et intervient de manière appropriée pour maintenir une atmosphère productive et respectueuse. Reconnaître et valoriser les contributions de chacun est un élément primordial pour que les discussions restent alignées avec les objectifs de la réunion.

Enfin, l'écoute active est une compétence essentielle pour l'animateur et un prérequis essentiel pour l'élaboration d'une réunion participative. Cela nécessite de prêter attention à ce que disent les participants, de reformuler leurs propos pour s'assurer de bien comprendre, et de poser des questions afin de clarifier les points ambigus. L'écoute active permet de créer un climat de confiance et de respect, où chacun se sent entendu et valorisé.

Le programme

1. L’invitation

Les objectifs pédagogiques

• Mettre en évidence l’importance de la réunion, ses visions de succès, la réussite du projet.
• Apprendre à transmettre les informations importantes en amont de la réunion.

Le déroulé : 

• Analyser, critiquer et améliorer une invitation à une réunion (intitulé, cadrage, objectif, participants, ordre du jour, …). 

2. La préparation 

Les objectifs pédagogiques : 

• Inciter tous les participants à préparer la réunion, afin d’améliorer la qualité des échanges et des contributions de chacun.
• Préparer en amont afin que le temps passé ensemble soit le plus utile et productif possible.

Le déroulé : 

• Identifier les bonnes méthodes pour mieux faire participer les collaborateurs : partager un mémo récapitulatif avec toutes les informations nécessaires et pertinentes. Les diriger vers les bonnes questions à se poser

3. L’animation 

Les objectifs pédagogiques :

• Structurer et donner une direction claire et précise durant la prise de parole.
• Conclure et capitaliser sur la réunion.

Le déroulé : 

• Les techniques pour animer une réunion de manière efficace (ouvrir, distribuer la parole, faire participer, clôturer …).

L’approche pédagogique NUMA 

L’ingénierie situationnelle

Chacun de nos contenus de formation est développé sur la base de plus de 500 cas de la vie réelle sur lesquels nous faisons réagir les participants. À chacun correspondent des outils et les meilleures pratiques et techniques à appliquer directement dans leur quotidien. La clé pour créer l’engagement tout au long de la formation : vos participants viennent et reviennent car ils sont convaincus de l’utilité concrète des apprentissages transmis. La gestion des priorités et la planification sont des piliers essentiels de notre approche pour vous permettre de vous concentrer sur les compétences qui comptent vraiment.

Le workshop

Nous co-construisons, selon vos enjeux, des parcours composés de modules thématiques à distance et en présentiel : des workshops. Ce format court (d’une durée de 2 heures en distanciel, 3 heures en présentiel), en petit groupe (jusqu’à 12 participants de votre entreprise), couvre environ 6 cas de la vie réelle sur lesquels nous faisons réagir les participants et ce, avec les actions qui en découlent. Les modalités de chaque session sont conçues pour maximiser l’efficacité et l’apprentissage. La gestion des tâches et le contrôle des situations font partie intégrante de ces ateliers. Chaque workshop inclut également une évaluation pour mesurer l’efficacité de l’apprentissage.

Les formateurs 

Les formateurs NUMA parlent la même langue que les participants : avec plus de 15 ans d’expérience à des postes en management et leadership, chaque coach est donc expert et ultra-légitime sur les sujets qu’il aborde et permet aux participants d’expérimenter en direct les meilleures manières de gérer ces situations tout en partageant leur retour d’expérience. Chaque formateur est sélectionné sur la base de ses compétences et de son expérience. Les intervenants apportent des perspectives uniques et des stratégies éprouvées pour la gestion des urgences et des issues critiques. 

Pour en savoir plus sur notre approche et la structuration de nos parcours formation, rendez-vous juste ici.