Avec le boom de la formation à distance, le métier de formateur se réinvente. Si quelques fondamentaux comme la capacité à transmettre de l’énergie, capter l’attention des apprenants ou encore respecter un temps de formation demeurent, la formation à distance génère de nouveaux challenges pédagogiques auxquels sont confrontés les formateurs qui animent des classes virtuelles. 

Pour s’y préparer, il est primordial pour les coachs-formateurs de comprendre quels sont les enjeux et contraintes créés par le format des classes virtuelles et d’adopter différentes techniques et postures qui leur permettront d’en faire des moments de formation réussis.

Dans cet article, nous vous partageons 5 techniques de préparation pour réussir l’animation de vos classes virtuelles.  

Si vous êtes formateur, ces conseils vous seront directement utiles pour l’animation de vos futures formations à distance. Si vous êtes responsable formation, ces conseils seront utiles pour former vos formateurs actuels et futurs.

Animer une formation à distance au bon moment pour avoir le bon niveau d’énergie

Le succès d’une formation à distance dépend de l’énergie du coach formateur. En tant que coach-formateur, il est donc clé de bien vous connaître vous même pour déceler les moments et les situations pendant lesquelles votre énergie est à son maximum.

• Quels sont les moments dans la journée pendant lesquels j’ai le plus d’énergie ?
• De combien de moments de pause ai-je besoin dans la journée et entre chaque classe virtuelle pour recharger mon énergie ?
• Quelles sont les tâches que je dois éviter avant d’animer une session de formation à distance pour ne pas vider mon réservoir d’énergie ?
• Quelle préparation mentale et physique dois-je mettre en place pour avoir le bon niveau d’énergie au moment d’animer une session de formation ?
• Quelle est MA fréquence idéale d’animation de classes virtuelles ?

Au sein de la communauté des 50 coach-formateurs de NUMA, on distingue quelques bonnes pratiques intéressantes pour garantir un bon niveau d’énergie au moment d’animer une classe virtuelle : 

• Espacer au maximum les classes virtuelles qu’on anime pour garder de l’énergie
• Animer régulièrement des classes virtuelles pour maintenir un rythme, autrement dit, éviter de passer plusieurs semaines sans animer une session de formation à distance, au risque de perdre ses bonnes habitudes et son rythme. 
• Condenser les animations de classes virtuelles sur 2 ou 3 jours pour garder du temps à côté qui vous permettra de faire d’autres activités professionnelles ou personnelles qui contribueront à recharger votre énergie.

Ce qui est avant tout clé est de bien se connaître pour savoir ce qui recharge votre énergie et ce qui la vide pour adapter votre organisation personnelle et professionnelle.

Préparer l’animation de sa classe virtuelle : connaître ses apprenants

Animer des classes virtuelles avec un petit groupe d’apprenants demande au coach formateur de bien connaître chaque participant mais aussi de bien gérer son temps d’animation pour tenir la promesse d’une session de formation courte, efficace et dynamique.

Pour cela, préparer votre classe virtuelle en amont est clé, afin de vous permettre de rester vraiment concentré sur les apprenants et la qualité de votre animation sur le moment.

Voici une méthodologie que vous pouvez suivre pour préparer efficacement votre animation d’une future classe virtuelle. Vous pouvez utiliser cette méthode à quelques heures ou la veille d’une classe virtuelle que vous avez à charge d’animer.

1. Prenez 2 feuilles que vous allez compléter à la main, chaque feuille correspond à une catégorie. La feuille n°1 est consacrée au temps d’animation et la feuille n°2 est consacrée aux stagiaires de votre classe virtuelle.
2. Sur la feuille n°1, notez les temps forts de vos deux heures de classe virtuelle : à quel moment vous terminez l’introduction, à quel moment vous devez avoir fini la partie 1, la partie 2, etc, à quel moment vous devez séparer les apprenants dans des sous-salles, etc. Il s’agit d’une feuille de route facile à lire que vous aurez sous les yeux pendant toute la durée de l’animation. L'objectif de cette feuille de route est de vous assurer que vous aurez bien traité toutes les parties de votre classe virtuelle pendant le temps imparti. En cas de dépassement à certains moments, vous pouvez annoter le document pendant votre classe virtuelle en indiquant de combien de minutes le temps à été dépassé et du coup, combien de minutes vous devrez économiser lors d’une partie future de la classe virtuelle.
3. Sur la feuille n°2, notez tous les noms et prénoms de chaque participant à votre classe virtuelle. Et lorsque vous démarrez l’animation de votre classe virtuelle, annotez en direct cette feuille avec :

1. La présence des stagiaires : qui est là / qui n’est pas là
2. La participation des apprenants : qui a participé, combien de fois et avec quels mots-clés
3. Le niveau d’engagement des stagiaires : qui avait ou non sa caméra allumée par exemple. Noter cet élément et agir dessus tout au long de la formation vous aidera à booster ou maintenir la dynamique de groupe.

Former les managers à distance  : créer de la proximité avec les participants

Lorsque la classe virtuelle démarre, l’enjeu du coach-formateur est de créer de la proximité avec les participants d’emblée : faire en sorte qu’ils se sentent à l’aise pour prendre la parole, qu’ils aient confiance en la qualité du coach-formateur et sa capacité à leur faire acquérir de nouvelles compétences, qu’ils aient envie de participer, qu’ils se sentent considérés individuellement, tout en faisant partie d’un collectif d’apprenants. 

Pour créer ce lien de proximité avec les apprenants et une bonne dynamique de groupe, les 5-10 premières minutes sont clés. Il convient donc pour le coach-formateur d’y mettre le plus d’énergie possible pour créer du lien. Voici 3 techniques qui permettent aux coachs-formateurs de NUMA de créer du lien dès le début d’une classe virtuelle :

• Utiliser le tutoiement avec les apprenants : Le sujet peut être amené avec les apprenants soit en utilisant une occasion qui se présente, soit en posant directement la question au premier participant que le coach-formateur interroge. 
• Proposer aux participants de partager une anecdote personnelle et / ou décalée pendant le tour de table de présentation au début de la classe virtuelle, pour éviter le classique “nom, prénom, poste”. 

• Ne pas dépasser les 5 minutes d’attente avant de démarrer la séquence de formation pour éviter de créer un temps mort dès le début et pénaliser les apprenants arrivés à l’heure.

Au delà des 5/10 premières minutes, il existe des pratiques et postures que les coachs-formateurs peuvent adopter pour créer une bonne dynamique de groupe avec les apprenants :

• Utiliser un ton détendu : L’autodérision ou l’humour sont des bons outils pour détendre l’atmosphère lorsqu’on anime une classe virtuelle. Attention néanmoins à ne pas trop en abuser pour ne pas vous décrédibiliser. 

• Répéter qu’il n’existe pas de règles en management d’équipe : faites-en un outil pédagogique pour rendre les apprenants plus à l’aise lorsque vous les solliciterez pour prendre la parole sur un partage d’expérience ou pour répondre à un quizz par exemple. 
• Avoir une pédagogie ancrée dans le réel en vous appuyant sur des anecdotes, des exemples de vécu professionnel que vous adaptez en fonction du groupe d’apprenants, de leur entreprises et de leurs challenges professionnels.
• Lancer les séquences de travail en sous-groupe : lisez les mises en situation plutôt que de dire aux participants “je vous laisse lire le cas pratique” pour une meilleure pédagogie, envoyez des alertes aux participants sur le temps restants dans les sous salles etc. l’objectif de cette pratique est de ne pas laisser vos apprenants dans l’inconnu, en revanche, nous vous conseillons de ne pas être trop intrusifs en allant jusqu'à vous rendre dans les sous salles lors des cas pratiques. 

Transmettre de l’énergie aux apprenants pour créer une classe virtuelle dynamique

On parlait plus haut de l’importance de l’énergie dans le rôle d’animateur d’une classe virtuelle. Se connaître pour savoir comment recharger son énergie est bien. Savoir comment transmettre de l’énergie aux participants lors d’une classe virtuelle est encore mieux. 

Empiriquement, on remarque qu'à distance 50% de l’énergie est perdue entre les limitations du non-verbal, l’instabilité des connexions et l’impossibilité de contrôler le contexte dans lequel chacun va recevoir nos mots.

N’ayez pas peur de trop en faire : soyez heureux de voir vos invités (étudiants, participants), accueillez les personnes qui se connectent en citant leurs noms, utilisez la caméra pour créer une connexion en demandant comment s’appelle le chat qui vient de passer derrière Justine ou d’où Matthieu nous parle avec un si beau contre-jour.

Marquez le démarrage du cours par deux phrases que vous avez préparées comme si vous étiez en train de lancer une émission radio en annonçant le thème du jour. 

La question qui revient très souvent dans la communauté de coachs-formateurs c’est : comment faire pour que tout le monde allume sa caméra ? S’il est impossible d’imposer aux apprenants d’allumer leur caméra, une bonne pratique d’animation à distance consiste à expliquer en amont au groupe d’apprenants que vous demanderez d’allumer les webcam dans un but de convivialité et pour réaliser des exercices qui demandent de réagir à l’écran. Le savoir en amont permettra aux participants de choisir quel angle de leur appartement (ou fond virtuel) ils vont partager en public et évitera les vues plongeantes sur une salle de bain ou sur une chambre qui ressemble à un lendemain de vide-grenier. 

Utiliser votre voix pour donner le rythme à votre formation à distance 

Lorsque vous animez une classe virtuelle, la voix est votre principal outil. Varier d’intonation, rythmer le discours, faire des pauses aux bons moments et utiliser un style oral engageant est beaucoup plus important qu’avoir une belle lumière ou une coiffure impeccable.

Votre voix remplace votre regard : pour faire comprendre à quelqu’un que vous voudriez qu’il intervienne, vous ne pouvez pas le suggérer avec un hochement de la tête, il faudra le nommer pour lui passer la parole. Ça peut paraître inconfortable au début, mais c’est un nouveau rôle de facilitateur qui implique de règles qui passent davantage par un style directif que par des gestes implicites ou des suggestions subtiles.

Moins visible, la gestuelle garde un rôle important. Même si on ne vous voit pas entièrement, utiliser vos gestes reste la meilleure manière pour cadencer votre voix. Enregistrez-vous en train de parler, si vous n’arrivez pas à vous suivre c’est que vous êtes probablement trop monotone. Avoir une voix claire à distance est l’équivalent d’écrire au tableau de manière lisible. Avoir un mauvais son c’est comme utiliser un feutre desséché.

Vous l’aurez compris, le rôle de formateur se réinvente avec l’essor des classes virtuelles. Comme on l’a vu dans cet article, la clé d’une formation à distance réussie, c’est la préparation. Qu’il s’agisse de préparer votre voix, le rythme que vous donnerez à votre formation, votre connaissance des participants, ces différentes techniques de préparation sont importantes pour en faire un moment engageant et réussi pour vos apprenants, d’autant plus à distance où l’attention des participants peut être (encore) plus difficile à capter et la dynamique de groupe plus difficile à créer. Bloquez vous donc systématiquement en amont de chaque animation d’une classe virtuelle quelques minutes voire une heure pour vous atteler à cette préparation.