La priorisation des tâches est une compétence essentielle pour maximiser la productivité et l'efficacité, tant au niveau individuel que collectif. En suivant les bonnes méthodes et en adoptant des routines efficaces, vous transformez une longue liste de tâches en un plan d'action clair et réalisable. Cet article explore les meilleures pratiques pour prioriser les tâches, en s’appuyant sur des principes de gestion du temps reconnus.

L'importance de la priorisation

Dans un contexte professionnel où les tâches sont nombreuses et les urgences fréquentes, savoir prioriser est crucial. La priorisation permet de :

• Déterminer les activités les plus impactantes et s’y consacrer pleinement.
• Optimiser l'utilisation des ressources disponibles, qu’elles soient humaines ou matérielles et donc de mieux gérer son emploi du temps.
• Maintenir la sérénité en évitant la surcharge mentale due à une accumulation de tâches non traitées.

Par exemple, si vous avez trois projets à mener, mais un seul doit être livré cette semaine, concentrez-vous sur celui-ci avant de commencer les autres.

Méthodes de priorisation

Plusieurs outils et méthodes peuvent aider à mieux prioriser les tâches dans votre journée de travail, ou votre semaine :

La Matrice d’Eisenhower

Cette matrice permet de classer les tâches selon leur urgence et leur importance. Elle vous aide ainsi à identifier celles qui doivent être traitées en priorité, déléguées ou éliminées. Par exemple, une tâche urgente et importante, comme répondre à un client clé, doit être traitée immédiatement. À l'inverse, une tâche non urgente et non importante, comme organiser les fichiers numériques, peut être planifiée pour plus tard ou être déléguée.

Les Objectifs SMART

Définir des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels permet de clarifier les priorités à court et à long terme. Ne fixez pas d'objectif trop vague comme "améliorer le service client". Définissez-le plutôt ainsi : "Réduire le temps de réponse client de 20% d'ici la fin du trimestre".

Le Timeboxing

Cette technique consiste à allouer des blocs de temps spécifiques pour chaque tâche. Ça vous garantit que les tâches importantes reçoivent l’attention nécessaire. Par exemple, réservez deux heures chaque matin pour travailler sur un rapport stratégique sans interruptions.

Les pièges à éviter

Lorsque tout semble urgent et important, la priorisation devient un exercice délicat. Voici quelques astuces pour mieux arbitrer :

• Faire la distinction entre urgence et importance : une tâche urgente n'est pas forcément importante. Il est crucial de se concentrer d'abord sur les tâches qui ont un impact conséquent sur les objectifs à long terme. Répondre à un email non urgent peut être moins important que préparer une présentation pour une réunion stratégique.
• Utiliser des principes d'arbitrage : définir des critères de décision clairs pour guider le choix des tâches à traiter en premier. Si l'une de vos valeurs principales est la satisfaction client, privilégiez les tâches qui contribuent directement à améliorer cette satisfaction.
• Éviter les pièges de la surcharge : limiter le nombre de priorités pour éviter de se disperser et de perdre en efficacité. Au lieu de vouloir réaliser dix tâches en une journée, concentrez-vous sur les trois plus importantes et réalisez-les bien.

Créer des routines productives

Les routines sont un élément clé pour maintenir un focus constant sur les tâches importantes. Voici quelques conseils pour intégrer des routines efficaces dans votre quotidien :

• Bloquer des créneaux pour les tâches à haute valeur ajoutée : réserver du temps spécifique chaque semaine pour travailler sur les activités les plus cruciales. Par exemple, bloquez tous les mercredis après-midi pour travailler sur la stratégie à long terme de l’entreprise.
• Partager ses priorités : communiquer clairement ses objectifs et priorités avec son équipe pour aligner les efforts collectifs. Vous pouvez tout à fait envoyer chaque lundi matin un email à votre équipe détaillant vos priorités pour la semaine.
• Revoir et ajuster régulièrement son agenda : faire un bilan hebdomadaire pour ajuster les priorités en fonction des évolutions et des imprévus. Par exemple, réservez 30 minutes chaque vendredi après-midi pour évaluer les tâches accomplies et planifier la semaine suivante.

Pour allez un cran plus loin sur les thématiques de focalisation, découvrez le kit de ressources NUMA dédié.

Aider les autres à prioriser

En tant que manager ou collègue, il est aussi important d’aider les autres à prioriser de manière efficace. Ce qui peut passer par différents biais.

Le coaching individuel

Le coaching individuel est une méthode puissante pour aider les collaborateurs à développer leurs compétences en gestion des priorités.

En posant des questions ouvertes, un manager ou coach peut guider ses collaborateurs vers une meilleure compréhension de leurs priorités. Par exemple, demander "Quelles sont les trois tâches les plus importantes que tu dois accomplir cette semaine ?" invite le collaborateur à réfléchir sur l'impact et l'urgence de ses missions. Cette approche permet de clarifier les objectifs clés et d'identifier les tâches essentielles alignées avec les objectifs de l'entreprise. De plus, elle facilite l'élimination ou la délégation des tâches moins importantes et optimise ainsi l'utilisation du temps et des ressources.

L'analyse collective des tâches

Organisez des séances de brainstorming pour déterminer les priorités collectives et aligner tout le monde sur les objectifs communs. Ces sessions favorisent une collaboration ouverte. Chaque membre peut partager ses perspectives et ses idées, améliorant ainsi la compréhension des enjeux et des priorités.

Lors des réunions d’équipe, discutez des projets en cours et décidez ensemble lesquels doivent être traités en priorité. Cela assure que toutes les voix sont entendues et renforce la cohésion de l’équipe en travaillant vers des objectifs partagés. Cette approche collective facilite l'identification des obstacles potentiels et la répartition efficace des ressources.

La priorisation des tâches est une compétence essentielle pour naviguer dans un environnement professionnel complexe et dynamique. En utilisant des outils et des méthodes adaptés, en créant des routines productives et en aidant les autres à prioriser, il est possible de transformer la manière dont nous abordons notre travail quotidien. La clé est de rester flexible, de réévaluer constamment ses priorités et de s’engager à se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Pour aller plus loin, découvrez le parcours focalisation NUMA pour vous accompagner sur ces sujets.