La pandémie de COVID-19 a contraint toutes les entreprises du monde entier à adopter le travail à distance, et à redéfinir l’engagement avec les équipes. Mais travailler à distance ne doit pas être si terrible. En fait, pendant cette période de travail à distance, de nombreux aspects de notre quotidien sont en réalité plus efficaces. Par exemple, les réunions commencent et se terminent à l'heure ! Sans oublier que les déplacements ne posent plus de problème.

Pensez à la dernière réunion virtuelle à laquelle vous avez participé. Comment vous êtes-vous senti à la fin ?

Comme ça ?

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Ce sentiment peut être résumé par le terme de distance virtuelle, qui fait référence à un sentiment de détachement psychologique et émotionnel qui s'accumule petit à petit plus nous interagissons les uns avec les autres à travers des écrans. Maintenant que nous sommes devenus dépendants des écrans pour toute notre communication professionnelle et personnelle, il est logique que nous nous sentions plus fatigués et détachés que jamais.

3 facteurs qui impactent la distance virtuelle 

• Distance géographique (par exemple, différences de fuseau horaire)
• Distance technique (par exemple, mauvaise connexion wifi, problèmes de microphone, etc.)
• Distance émotionnelle (par exemple, sentiment d'appartenance ou d'isolement)

En tant que managers, nous avons un contrôle très limité sur les expériences personnelles de nos membres d'équipe concernant les deux premiers facteurs. Si le Zoom d'Ivan ne fonctionne plus, ou si Marion est dans un fuseau horaire différent et ne peut pas assister à une réunion, il n'y a pas grand-chose que nous puissions y faire. Mais ce sur quoi nous avons un certain niveau de contrôle, c'est l'expérience émotionnelle des membres de nos équipes. 

Les 3 principaux aspects sur lesquels les managers devraient se concentrer pour créer une expérience émotionnelle positive sont :

• Énergie (c'est-à-dire que les participants ne s'endorment pas)
• Participation (c'est-à-dire que chaque membre de l'équipe se sent habilité à exprimer ses opinions et ses préoccupations)
• Appartenance collective (c'est-à-dire que les participants ne se sentent pas isolés derrière leurs écrans)

3 formats de réunion à distance : 

• Sessions de partage (par exemple, webinaires, conférences inspirantes, modules de formation)
• Discussions (par exemple, réunions d'équipe et de projet)
• Sessions de travail en groupe (par exemple, brainstorming, création de plans d'action, collecte de feedback)

Voici quelques conseils qui s'appliquent à tous les formats :

• Attribuer des rôles. 

Pour faciliter avec succès une réunion à distance, trois rôles différents doivent être remplis : l'animateur principal, le “timekeeper”, le preneur de notes / gestionnaire du chat. Répartissez les tâches entre un ou deux amis, et mieux encore, prenez un autre ami pour être responsable de la résolution des problèmes techniques.

• Anticiper les flux 

Assurez-vous d'avoir une idée claire du déroulement narratif (comment vous allez démarrer, maintenir l'attention tout au long et terminer par une conclusion décisive), du flux énergétique (équilibrer les moments passifs, actifs et interactifs) et du flux d'attention (votre réunion dure-t-elle plus de 45 minutes ? Prévoyez une pause à mi-chemin pour que les participants puissent se dégourdir les jambes ou prendre une collation).

• Commencez par quelques règles de base 

Lancez-vous en exposant l'ordre du jour (et les pauses), la configuration technique (caméra allumée/éteinte, micro en sourdine quand on ne parle pas, vue en mode galerie, etc.), et les règles d'interaction (les participants doivent-ils utiliser le chat pour poser des questions ? Ou utiliser la fonction "lever la main" ?)

• Remplissez votre boîte à outils 

La boîte à outils de chaque animateur devrait comporter un élément dynamisant (par exemple, un échauffement physique, un jeu, etc.), des tableaux virtuels (chez NUMA, nous aimons utiliser Mural et FunRetro), des salles de travail en sous-groupes, et un vote en direct. Vous n'avez pas à tous les utiliser lors de la même réunion, mais assurez-vous de vous sentir à l'aise de les utiliser si et quand cela a du sens.

Les réunions à distance peuvent-elles être amusantes et efficaces ?

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Voici quelques conseils pour chaque format de réunion à distance :

Session de partage 

Votre objectif : 

Créez une expérience agréable avec différents niveaux de participation. Autoriser l'observation passive mais rechercher une participation active.

Conseils :

• Appelez un ami (ou quelques-uns) 

Animez votre webinaire en duo pour rendre votre présentation plus dynamique et "réelle" (bonus : vous vous sentez moins seul). Assurez-vous simplement de clarifier vos rôles à l'avance (par exemple, animateur, gestionnaire du chat, gardien du temps). Et peut-être même prendre un autre ami pour être responsable de la technologie (au cas où).

• Soyez authentique et énergique 

Introduisez des moments spontanés dans votre réunion en utilisant des anecdotes personnelles ou des "confessions" pour rendre votre sujet plus accessible et engageant. Nous vous recommandons de légèrement exagérer votre niveau d'énergie pour que cela soit contagieux !

• N'ayez pas peur des problèmes techniques, assumez-les !

Vous ne savez pas comment utiliser la fonction de questions-réponses de Zoom ? Transformez-la en moment d'apprentissage amusant et accessible pour l'équipe.

Faciliter les discussions

Votre objectif : 

À la fin de la réunion, tous les participants ont le sentiment d'avoir été entendus et sont d'accord avec les décisions finales prises.

Conseils :

• Caméra allumée 

Demandez à vos participants d'avoir leur caméra allumée et d'afficher tout le monde en "mode galerie" lorsqu'ils ne partagent pas leur écran. Cela vous permettra de lire les signaux non verbaux et d'ajuster votre message en conséquence. De plus, cela donnera à vos participants une raison de se habiller le matin !

• Utilisez des "connecteurs" pour encourager une dynamique de groupe favorable

Demandez aux participants de partager quelque chose d'amusant qu'ils ont fait ce week-end, le livre qu'ils lisent actuellement, ou une nouvelle routine/passe-temps/plaisir coupable.

• "Passez le micro" 

Donnez la parole à un participant spécifique (évitez "Qui veut y aller ensuite ?"), ou faites le tour d'une "table virtuelle" pour que tout le monde sache exactement quand son tour de parler arrivera. Cela dit, n'ayez pas peur d'avoir des moments de silence de travail indépendant (par exemple, "Prenons 3 minutes pour réfléchir chacun à leur proposition")

Séances de travail en groupe

Votre objectif : 

Terminez la réunion avec un livrable formel et de haute qualité.

Conseils :

• Laissez libre cours à votre créativité 

Considérez votre ordre du jour comme une série de divergences et de convergences. Alternez entre le travail individuel et en groupe, et jouez avec différents styles cognitifs (par exemple, analytique, critique, créatif, collaboratif, etc.) tout au long de votre réunion.

• Maintenez le rythme 

Notre capacité d'attention est encore plus courte lorsque nous travaillons à distance, alors réduisez votre discours d'un tiers (c'est-à-dire qu'un discours de 30 minutes devient un discours de 20 minutes) et insufflez des moments de transition avec une énergie supplémentaire. "Êtes-vous prêts ? Allons-y !"

• Choisissez le(s) bon(s) outil(s) 

Définissez le livrable et demandez aux participants de travailler directement dans le format sélectionné (par exemple, un modèle de diapositives, Mural, Excel). Assurez-vous de demander à une personne d'être à 100 % dédiée à la prise de notes et de distribuer les notes à la fin de la session.

Gérer une équipe à distance, et les maintenir engagés, n'est pas une tâche facile. La pandémie de COVID-19 a accéléré le modèle de travail à distance, et nous a montré que nous sommes résilients, malléables et innovants face à des circonstances imprévues.