Dans un monde de plus en plus connecté, savoir se concentrer au travail devient parfois un vrai challenge. En effet, les notifications incessantes, les réunions à répétition et les multiples distractions rendent la concentration difficile. Pourtant, cette capacité peut réellement améliorer notre productivité et notre bien-être. Sans concentration, impossible d’accomplir des tâches complexes et importantes. Cette dernière permet également de maximiser l’efficacité. En améliorant notre capacité à nous concentrer, nous pouvons non seulement accomplir plus de tâches, mais aussi les accomplir de manière plus qualitative. Cela impacte directement notre performance et notre satisfaction au travail. Cet article explore les stratégies pour mieux se concentrer et ainsi améliorer notre performance.

Prendre des temps de focus

La première chose à faire pour réussir à se concentrer est de prévoir des espaces dédiés et des périodes spécifiques pour le deep work. Le deep work, ou travail en profondeur, consiste à se plonger pleinement dans une tâche sans interruption, permettant ainsi une concentration maximale. Pour y parvenir, il est essentiel de trouver des solutions afin de créer un environnement propice, à l'abri des distractions, et de planifier des plages horaires réservées exclusivement à ces sessions de travail intensif. En définissant clairement ces moments et en les respectant, on favorise une immersion totale dans ses tâches, ce qui permet de libérer sa tête et améliore considérablement la qualité et l'efficacité du travail accompli.

Organiser son agenda

Pour améliorer votre concentration au travail, une bonne organisation de votre agenda est essentielle. Voici quatre points clés pour structurer votre emploi du temps de manière à maximiser votre productivité et maintenir une concentration optimale.

• Bloquer des plages horaires pour le deep work : Réservez des créneaux spécifiques dans votre agenda pour le deep work, où vous pouvez vous concentrer sans interruptions. Idéalement, planifiez ces sessions pendant les moments où vous êtes le plus productif, comme le matin pour beaucoup de gens. Pendant ces périodes, évitez les réunions, les appels téléphoniques et les courriels pour maximiser votre concentration.
• Regrouper les tâches similaires : Organisez votre agenda de manière à regrouper les tâches similaires ensemble. Par exemple, réservez des blocs de temps pour traiter les e-mails, un autre pour les réunions, et des sessions distinctes pour le travail de réflexion ou les projets créatifs. Cette approche réduit le temps perdu à passer d'une tâche à l'autre et améliore la concentration.
• Planifier des pauses régulières : Intégrez des pauses régulières dans votre emploi du temps pour éviter la fatigue mentale. Des techniques comme la méthode Pomodoro, qui consiste à travailler pendant 25 minutes puis à prendre des courtes pauses de 5 minutes, peuvent être très efficaces. Ces pauses permettent de recharger vos batteries et de maintenir une concentration élevée tout au long de la journée.
• Évaluer et ajuster régulièrement votre agenda : Prenez le temps d’évaluer régulièrement l’efficacité de votre organisation. Chaque semaine, faites un point sur ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Ajustez votre emploi du temps en conséquence pour optimiser vos périodes de concentration et vous assurer que vous restez productif et aligné avec vos objectifs.

Bonus : une liste de questions à vous poser pour challenger votre organisation de la semaine 

• "Si j’enchaîne 4 heures de réunions, est-ce que je serai assez frais pour cette tâche importante ensuite ?" Cette question vous aide à jauger votre énergie et votre concentration disponibles pour des tâches essentielles après une série de réunions. Cela peut vous inciter à placer des tâches importantes à des moments où vous êtes le plus frais, souvent en début de journée ou après une pause.
• "Qu'est-ce qui est ma priorité aujourd'hui ? Est-ce que je dois continuer sur ce projet alors que j'ai une deadline très importante demain ?". Cette question vous permet de commencer chaque journée par une courte session de planification où vous définissez vos priorités et organisez votre agenda. Cela peut inclure la vérification des réunions prévues, l'identification des tâches prioritaires et la mise en place d'un plan de travail structuré.
• "Cette activité vaut-elle le coup que j'avance dessus alors qu'un de mes collègues est bloqué si je n'avance pas sur une autre tâche ?"

En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez optimiser votre agenda de manière à maximiser vos périodes de concentration et de productivité. Une bonne organisation de votre travail a un intérêt dans le but de réduire le stress, d'améliorer la qualité de vos résultats et de mieux gérer votre charge mentale au quotidien.

Challenger ses réunions 

Pour pouvoir ne pas surcharger le cerveau, et aussi pouvoir faire plus d'activités et de tâches dans la journée, il faut faire moins de réunions.

Challenger les réunions auxquelles on participe est essentiel pour mieux se concentrer au travail et se libérer du temps, car cela permet de s'assurer que chaque réunion est réellement nécessaire et productive. Trop souvent, les réunions sont programmées par habitude ou sans objectif clair, ce qui entraîne une perte de temps précieuse et disperse l'attention. En évaluant et en questionnant la pertinence de chaque réunion, vous pouvez réduire le nombre de réunions inutiles et ainsi libérer des blocs de temps continus pour des périodes de deep work. Cela aide à maintenir une concentration soutenue sur les tâches importantes. Pour y bien les challenger : 

1. Utilisez d’autres outils en asynchrone pour communiquer efficacement. 

• Loom permet de transmettre des informations engageantes de manière asynchrone. C’est un outil idéal pour partager des mises à jour, des instructions ou des démonstrations sans avoir à planifier une réunion en direct. Les vidéos Loom peuvent être visionnées par chaque destinataire à leur rythme.
• Les notes vocales peuvent aussi être très utiles. Elles permettent de structurer rapidement des informations sur un document, tout en restant informelles. Limitez leur durée à 3-5 minutes pour éviter la perte d’attention et n’hésitez pas à les refaire si nécessaire.
• La newsletter interne est un autre outil puissant pour améliorer la collaboration entre les équipes, tenir tout le monde informé des avancées, et valoriser le travail de chacun. Pour qu’une newsletter interne soit lue, elle doit avoir une structure fixe avec des titres et textes accrocheurs. Il est crucial d’y inclure des informations pertinentes et intéressantes pour les lecteurs, de manière concise et engageante.

2. Ritualisez vos réunions : Par exemple, planifiez un rituel d'échanges de 30-45 minutes à une cadence fixe, hebdomadaire ou bimensuelle, avec un ordre du jour co-construit par les participants sur un document partagé. Cela permet d’économiser de l’énergie en évitant de devoir replanifier constamment. De plus, cette préparation permet des discussions informelles au début de la réunion, ce qui favorise la création d’un vrai esprit de collaboration.

3. Préparez vos réunions : vous gagnerez considérablement en efficacité ! Voici quelques conseils rapides à appliquer pour y parvenir : 

• Le titre de la réunion doit refléter clairement son objectif. Par exemple, au lieu d'un titre vague comme "Discussion de projet", utilisez un titre spécifique comme "Décision sur le budget du projet X pour Q3".

• Utilisez l’invitation pour clarifier les attentes. Incluez des détails sur les sujets à aborder, les documents à préparer et les contributions attendues de chaque participant. Cela permet à tout le monde d'arriver préparé, ce qui rend la réunion plus productive.
• Animez la réunion de manière directive en posant des questions courtes et directes. Par exemple, au lieu de demander "Avez-vous eu le temps de lire mon mail ?", demandez "Vous avez lu mon mail ?". Cela aide à garder le focus et à éviter les digressions.
• Se mettre d’accord à l’avance sur la façon de prendre des décisions. Cela permet d’éviter des malentendus et de gagner en efficacité. Par exemple, décidez si les décisions seront prises par majorité ou par consensus, et indiquez clairement ce processus dans l'invitation.
• Utilisez un seul document partagé où se retrouvent tous les éléments utiles tout au long du processus : liens de connexion, outils à prévoir, documents à lire. Cela centralise les informations et évite la dispersion en gardant un cadre de travail clair.

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Prioriser

Pour avoir une vraie efficacité au travail, il est essentiel de savoir prioriser ses tâches. Prioriser permet de se concentrer sur ce qui compte vraiment, en mettant l'accent sur les activités qui auront le plus grand impact. Cela aide à gérer son temps de manière optimale, à éviter les distractions inutiles et à réduire le stress lié à la gestion de multiples responsabilités. En prenant un moment pour définir clairement ses objectifs et en se focalisant sur les tâches prioritaires, on peut maximiser sa productivité et atteindre ses objectifs plus rapidement et plus efficacement.

Connaître ses objectifs (OKR, GOW)

Connaître ses objectifs, tels que les OKR (Objectives and Key Results) ou les GOW (Goals of the Week), est essentiel pour mieux se concentrer au travail car cela fournit une direction claire et des priorités bien définies. En sachant précisément ce qui doit être accompli, on peut focaliser son énergie et être plus efficace sur les tâches les plus importantes et avoir le contrôle sur de potentielles distractions, optimisant ainsi sa productivité et son efficacité.

Commencez par définir vos priorités de la semaine - ces dernières doivent être mesurables et spécifiques : Plutôt que des objectifs vagues comme "améliorer la productivité", identifiez des objectifs concrets et mesurables comme "augmenter le chiffre d'affaires de X% au cours du prochain trimestre" ou "réduire le temps de traitement des tickets d'assistance de moitié d'ici la fin de l'année". Cela rend vos objectifs plus tangibles et vous permet de suivre votre progression de manière objective.

Trouvez un équilibre entre ambition et réalisme : Il est tentant de viser toujours plus haut, mais des objectifs irréalistes peuvent être décourageants et contre-productifs. Il est important d'être ambitieux tout en restant ancré dans la réalité. Fixez-vous des objectifs stimulants mais atteignables, en tenant compte des ressources disponibles et des contraintes du contexte.

Se challenger sur ce qui est prioritaire

Pour bien se concentrer, il est crucial de savoir sur quoi se concentrer et donc de prioriser pour se focaliser sur ce qui compte vraiment. La capacité à identifier les tâches les plus importantes et à les aborder en priorité permet de maximiser l'impact de son travail et de réduire le stress lié à la gestion de multitâches et de multiples responsabilités.

Voici une liste de questions pour bien prioriser :

1. Quelle est l'importance et l'urgence de chaque tâche ?
2. Quelles sont les deadlines incontournables et comment les respecter ?
3. Quelles activités peuvent être déléguées ou éliminées pour éviter les multitâches ?
4. Quelles tâches contribuent directement à l'atteinte des objectifs ?

Notre conseil : prévoyez aussi du temps pour les imprévus. Parfois, les priorités changent en cours de route ou de nouvelles urgences surgissent. Dans ce cas, il est essentiel de pouvoir être flexible, de faire des concessions, et de pouvoir s'adapter dans la nouvelle situation. Pour être serein dans ce type de situations, bloquez du temps pour absorber les aléas avec par exemple des créneaux email pour traiter les emails urgents, des créneaux “todo en vrac” pour réaliser sur 30min-1h toutes les tâches qui prendraient 10 min. chacune. 

Apprendre à se concentrer grâce à NUMA

Savoir se concentrer est loin d’être inné. Heureusement pour vous, de nombreux organismes forment à la gestion du temps et de la concentration. Chez NUMA, les équipes Produit ont conçu un programme Focalisation rempli d'idées et d'astuces pour vous aider à mieux gérer votre temps, votre énergie et protéger votre concentration. 

Un parcours en 5 workshops : 

• Réunions moins mais mieux pour faire moins de réunions et rendre plus efficaces celles qui restent. 
• Communication asynchrone pour communiquer efficacement et éviter les réunions systématiques
• Priorisation pour choisir sur quoi vous concentrer, collectivement et individuellement
• Délégation et performance pour réussir à déléguer et à gérer les imprévus de performance
• Décider dans l’incertitude prendre les bonnes décisions dans des moments difficiles à piloter

Envie d’en savoir plus ? Contactez notre équipe pour en discuter.