Qu’on recrute à distance ou en physique, les fondamentaux d’un bon recrutement restent les mêmes. Il s’agit de poser les bonnes questions aux candidats pour évaluer si ses compétences techniques et comportementales correspondent bien au besoin de l’entreprise, mais aussi de donner envie aux bons candidats de vous rejoindre.

Le recrutement à distance pose néanmoins quelques challenges en termes d’étapes dans le processus de recrutement, de posture ou encore de communication avec les candidats et entre les différentes personnes impliquées dans un recrutement. Nous vous partageons dans cet articles 4 grandes étapes indispensables pour réussir votre recrutement, avec des nuances si celui-ci est à distance.

1. Rédiger sa fiche de poste : une étape indispensable pour trouver le bon candidat

La fiche de poste est la première interface qu’un candidat aura avec votre entreprise et le poste à pourvoir au sein de celle-ci. Il est capital qu’elle soit claire, réaliste et donne envie aux bons candidats de rejoindre votre entreprise.  Elle a vocation à partager, avant même un premier entretien, ce que vous attendez de la future recrue qui occupera le poste proposé. Pour être en mesure d’avoir le bon niveau de clarté, la première étape n’est pas de rédiger votre fiche de poste - ce que font la majorité des managers - mais de rédiger votre scorecard.

Qu’est ce qu’une scorecard en recrutement ?

La scorecard est votre base de travail pour tout recrutement. Elle précise plusieurs éléments clés :

• Quelles sont les compétences attendues chez votre future recrue ?
• Quel niveau d’importance et de priorisation accorderez-vous à chaque compétence ?
• Quelle est votre vision de succès à 12 mois sur chacune des compétences listées dans la score card ?
• Comment - lors du process de recrutement - allez vous évaluer le candidat sur chacune des compétences listées dans votre scorecard ?

Prenons l’exemple du recrutement d’un directeur des Ventes pour l’entreprise X. Voici à quoi pourrait ressembler sa scorecard :

Comment utiliser votre scorecard pour rédiger une fiche de poste ?

Une fois la scorecard définie, vous pouvez donc passer à la rédaction de votre fiche de poste.

Grâce à celle-ci, vous pouvez formuler de manière très claire et transparente les grandes missions qui seront confiées à la future recrue, les résultats attendus et quelques leviers d’action à sa disposition pour y arriver. L’exercice de la scorecard est particulièrement utile car il vous poussera à raisonner par missions & objectifs, plutôt que par action. Plutôt que de lister de manière exhaustive l’ensemble des actions et tâche qu’une future recrue devra réaliser au quotidien, il est beaucoup plus intéressant, d’un point de vue candidat, d’exposer les grandes missions et les objectifs : charge ensuite à la future recrue d’imaginer, en plus des actions standards, d’autres actions qui contribueront à l’atteinte de ces objectifs.

Les grandes catégories de votre fiche de poste sont donc :

• L’intitulé de poste : il doit être clair et refléter la réalité du job de votre future recrue
• Un descriptif de votre entreprise : vous pouvez parler ici de la mission de l’entreprise, du produit ou service que vous vendez, des types de clients que vous adressez, mais aussi de votre culture de travail. Si vous proposez une politique de télétravail totale ou partielle, il est intéressant de le mentionner de manière évidente car c’est un bon argument pour attirer une partie des candidatures. Une étude menée YouGov pour le cabinet Nicholson Search & Selection en 2021 a d’ailleurs montré que les jeunes travailleurs (sortis d’école) sont majoritairement favorables au 100% télétravail. Si vous ciblez les jeunes sortis d’école, c’est donc un argument clé de votre culture de travail à valoriser.

• Les grandes missions & objectifs : il peut être utile de préciser le temps que devra dédier la future recrue à chaque grande famille d’objectifs en pourcentage.
• Pour chaque famille de mission : lister quelques actions pour y arriver
• Les compétences attendues : vous pouvez parler ici autant des soft skills que des compétences techniques. Dans les soft skills et compétences de savoir-être, pensez à mentionner celles qui sont importantes pour s’intégrer dans votre culture de travail. Chez NUMA par exemple : ayant adopté une politique de “Work from anywhere”, la capacité à communiquer efficacement à l’écrit ou encore l’autonimie sont des soft skills et compétences de savoir-être importants pour nous.
• Le processus de recrutement : particulièrement dans un contexte de recrutement à distance, nous vous conseillons d’être très clairs sur les différentes étapes du recrutement par lesquels passera un candidat, l’intervalle de temps qui sépare chaque étape ou encore les interlocuteurs que le candidat sera amené à rencontrer (et comment : en visio ou en physique).

Une fiche de poste bien rédigée est clé pour attirer les bons candidats : d’abord dans les moteurs de recherche des différents job boards que vous pouvez utiliser, mais aussi pour filtrer dès la fiche de poste les candidatures qui pourraient ne pas correspondre au poste ou à la culture de votre entreprise.

2. Recruter à distance : ce qui change pour le candidat et pour le recruteur

Embaucher à distance est indéniablement différent d’un recrutement classique / physique.

• La perception de la culture d’entreprise : Les candidats ne se déplacent pas au sein de l’entreprise, il est plus délicat de sentir la culture de l’entreprise, l’ambiance ou encore la dynamique à l'œuvre dans les équipes. Ce sont des points qu’il vous faudra verbaliser au maximum pour combler ce manque, voire organiser des rencontres rapides entre une candidature coup de cœur avec plusieurs membres de votre organisation. Il s'agit alors d’entretien de “fit culturel”.
• Le test des compétences : il est clé de bien identifier à l’étape de la score card comment vous allez tester chacune des compétences clés pour vous, en prenant en compte que vous ne verrez pas le candidat “en vrai”. Certaines compétences d’organisation et d'exécution peuvent être testées avec des cas pratiques et mises en situation plus courts que les longs cas que certaines entreprises peuvent proposer. D’autres soft skills et compétences de savoir-être peuvent être testées au long du process de recrutement sans faire l’objet d’une étape spécifique. Par exemple chez NUMA, pour tester la capacité de communication à l'écrit des candidats, nous demandons systématiquement aux candidats suite à un entretien d’embauche de nous partager par e-mail ce qu’il/elle a compris du poste et ses enjeux. Cela permet de tester l’orthographe, la capacité de clarté et de concision à l’écrit, qui sont clés dans une entreprise où l'on travaille 90% du temps en remote.
• La position du recruteur. Au niveau de l'énergie, il faut garder en tête qu’à distance on se fatigue plus vite. On a d’ailleurs parlé à l’issue des confinements successifs de “Zoom fatigue” pour décrire ce phénomène d’épuisement des gens qui enchaînent les visioconférences toute la journée. Ensuite, à distance, il y a aussi un risque de sur-interpréter plus facilement certains signaux : une personne qui ne regarderait pas la caméra serait distraite, une personne qui ferait trop de “euh” ne serait pas sûre d’elle. N’ayant pas le non-verbal à côté, notre attention est naturellement plus concentrée sur chaque détail qu’on verrait dans le cadre de notre écran. 
• La transmission des informations entre les différents intervenants dans un process de recrutement. A distance, il peut être plus compliqué d’obtenir des informations de qualité sur un candidat. Là où en présentiel, un recruteur ou manager pouvait aller voir les différents intervenants physiquement pour avoir un debrief complet, à distance, l’écrit prévaut et il peut y avoir un risque que cet écrit soit de mauvaise qualité (pas assez précis, pas assez illustré d’exemples concrets…)

3. Guide d’entretien de recrutement : les questions à poser en entretien pour évaluer un candidat et recruter efficacement

Le guide d’entretien est un bon outil pour mener vos entretiens mais aussi transmettre les informations sur le candidat d’étape en étape. Pour construire ce guide, la première étape est de définir les bonnes questions à poser. Pour cela, référez-vous à votre scorecard.

Si une des compétences recherchée est la coachabilité, alors vous pouvez faire un feedback sec et dur pour voir comment le candidat réagit. Si vous recherchez de la concision chez votre candidat, alors vous pouvez lui demander de pitcher en 2 minutes ce que vous devriez retenir de sa candidature : "Tu as deux minutes, raconte moi ce que tu veux, ce que je dois retenir de toi, en 2 minutes". Enfin, si vous recherchez de la précision chez le candidat, alors vous pouvez lui demander comment il s’est préparé pour cet entretien d’embauche.

Vous l’avez compris, il y autant de possibilités de questions que de compétences à évaluer, mais vous l’aurez compris, votre point de départ est toujours le scorecard pour vous permettre d’obtenir des réponses qui vous aideront vraiment à évaluer le candidat sur ce que vous attendez de lui.

Il ne suffit pas de poser les bonnes questions aux candidats lors d’un entretien de recrutement pour faire un bon recrutement. Il est important d’écouter vraiment les réponses et de creuser au maximum les compétences qui sont importantes pour vous, y compris pour le candidat idéal ou la perle rare selon vous Faire les “happy ears” est un biais que chaque manager/ recruteur peut avoir lorsqu’on est pressés d’embaucher (car il y des projets à staffer, des gros besoins au niveau du business ou des trous dans la raquette au niveau des équipes), ou qu’on apprécie particulièrement un candidat. Néanmoins, chaque réponse compte et il est important pour vous de creuser ces compétences et ses motivations pour vous faire un avis ferme sur la capacité du candidat que vous avez face à vous à prendre le job.

Pour cela, vous pouvez faire l’exercice de définir pour chaque compétence à évaluer et donc questions posées, les réponses qui sont pour vous des bonnes réponses et celles qui sont des mauvaises réponses et seront donc “deal breaker” à l’issue de l’entretien d’embauche. 

Voici par exemple quelques bonnes et mauvaises réponses pour nous, en tant que recruteurs chez NUMA :

Mais attention, votre guide d’entretien d’embauche ne doit pas vous conduire à faire de votre entretien un interrogatoire. N’oubliez pas qu’un entretien est un processus d’évaluation autant pour le recruteur que pour le candidat. Les attentes des candidats pendant un processus de recrutement sont aussi de comprendre comment l’entreprise fonctionne, comment sont les collaborateurs qui la composent, comment travailleront-ils avec leurs futurs N+1 ou N+2.

Autant d’éléments qui sont plus faciles pour les candidats à percevoir en physique. Lorsque vous recrutez à distance, n’oubliez jamais de vêtir votre casquette de “vendeur” pour donner envie au candidat de vous rejoindre. Que l’issue de l’entretien se solde par un recrutement ou pas, cette phase reste importante pour votre marque employeur (aujourd’hui visible sur les comptes instagram ou sur des sites comme Glassdoor).

Il y a 3 bonnes pratiques que vous pouvez mettre en place dès maintenant pour séduire vos candidats : 

• Parler de la vision long terme : “Notre objectif est de faire 20% de croissance dans les 3 prochaines années, cela veut dire que nous allons investir massivement dans la logistique pour être capables de garantir une satisfaction maximale de nos clients. Cela te laissera un terrain de jeu important pour évoluer et innover.”
• Faire intervenir votre N+1 ou N+2 : “Je te propose d’échanger avec Alain, directeur des opérations EMEA. C’est important que vous discutiez pour que tu comprennes quelles sont nos ambitions à long terme et c’est par ailleurs un sponsor important de la logistique avec l
• Organiser une rencontre avec d’autres membres de l’équipe : “Je te propose de rencontrer les autres membres de l’équipe, ça te permettra de connaître les personnes avec lesquelles tu serais amené à travailler et de mieux te projeter.” 

Ça y est, vous avez pris la décision de recruter ce candidat coup de coeur ! 

4. L’onboarding du candidat est la vraie dernière étape du recrutement

Attention, votre processus de recrutement ne s'arrête pas lors de l’embauche officielle de votre candidat. D’après une étude de l’APEC, 17% partent au bout de 3 mois.

Et c’est d’autant plus vrai lorsque vous recrutez à distance : les asymétries de compréhension et de perception entre ce qui a été vécu en entretien et ce qui sera vécu lors des premiers mois peuvent être multipliées.

Pour limiter ce risque, il est clé de bien préparer l’onboarding de votre nouveau collaborateur. Si vous avez opté pour une culture de travail hybride, alors l’onboarding du nouveau salarié sera forcément différent de ce que vous aviez l'habitude de faire dans une organisation 100% présentielle. Pour réussir à adapter cette étape indispensable, certains documents peuvent être envoyés en amont, à condition qu’ils soient suffisamment complets pour permettre à la nouvelle recrue : 

• d'être déjà plus à l'aise quand on se verra
• d'avoir des questions précises à poser
• de pouvoir mettre en perspective ce qu'elle verra et entendra en live par rapport à des éléments plus macro sur la boîte ou l'équipe

Ce que vous pouvez faire à distance lors de l’onboarding de votre nouveau collaborateur :

• présenter à votre nouveau collaborateur tout ce qui a été réalisé lors des précédents mois au sein de son service, en lui transmettant par exemple des documents OKRs ou visions de succès, des présentations de projets ou bilans de fin de projet.
• Faire une démonstration des outils utilisés à l'échelle de la boîte et de l'équipe. Cette présentation peut être faite d’abord en synchrone en utilisant des outils comme Loom.
• Parler à la nouvelle recrue des sujets chauds ou très opérationnels lors d’un moment synchrone à distance, pour qu’elle puisse digérer l’information et avoir un stock de questions à vous poser lorsque vous vous verrez en présentiel.

Ce que vous pouvez faire en présentiel lors de l’onboarding de votre nouveau collaborateur : 

• Transmettre à votre nouvelle recrue la vision de l’entreprise et de votre département
• La mettre à l'aise avec nos manières de travailler
• Lui permettre de créer des liens avec les personnes qu’elle côtoiera le plus

Vous l’aurez compris, l’onboarding d’une nouvelle recrue se prépare, encore plus quand cet onboarding est hybride. Votre enjeu est de savoir quels sujets adresser lors des moments présentiels et dans quels objectifs, pour en tirer un maximum de valeur.

Un recrutement réussi ce n’est pas seulement un poste pourvu rapidement c’est surtout une nouvelle recrue qui reste car ce qu’elle a vu de l’entreprise et ce qu’on a vu d’elle pendant les différentes étapes de l’entretien sont fidèles à la réalité.

Conclusion

Prendre la décision de recruter un nouveau collaborateur est une décision importante pour l’entreprise car elle impacte l’organisation d’une équipe, la culture d’entreprise mais aussi votre budget. Surtout quand on sait que 17% des collaborateurs quittent leur entreprise au bout de 3 mois, il est capital de réussir son recrutement. Le recrutement est une exercice d’autant plus challengeant quand les phases de recrutement sont réalisées essentiellement à distance, vous pouvez donc vous appuyer sur les 4 grandes étapes partagées dans cet article pour maximiser vos chances de réussir votre future embauche !